Year Trong Excel Là Gì / TOP 10 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

YOY là gì?

YOY là từ viết tắt tiếng Anh của Year Over Year ( Năm này qua năm khác ), đây là chỉ số so sánh kết quả tài chính trong một khoảng thời gian nhất định. Nếu nói theo tiếng Việt thì YOY là chỉ số tăng trưởng kinh tế , thông qua chỉ số YOY có thể thấy được sự phát triển của một công ty, doanh nghiệp hay cả một nền kinh tế.

Ví dụ: Nhìn vào báo cáo tài chính công ty A quý II năm 2019, chỉ số YOY cao hơn chỉ số YOY quý II năm 2018 là bạn có thể nhận định sơ khởi ban đầu là công ty có chỉ số tăng trưởng quý II năm 2019 cao hơn cùng kỳ năm ngoái.

Ý nghĩa của chỉ số YOY

Chỉ số YOY giúp đánh giá tình hình kinh doanh hiện tại của một đơn vị kinh doanh sản xuất.

So sánh sự tăng trưởng qua thời gian của công ty, doanh nghiệp, thường theo năm, theo tháng hoặc theo quý.

Đánh giá hiệu suất tài chính của một công ty đang ở mức tốt hay xấu

So sánh đánh giá hiệu suất đầu tư của công ty

Dựa vào các chỉ số tính toán YOY mà công ty, doanh nghiệp nắm bắt được tình hình hoạt động của đơn vị mình so với trước đó như thế nào đang tốt hay xấu, thông qua đó tìm hiểu nguyên nhân và chiến lược phát triển mới để khắc phục điểm xấu phát huy điểm mạnh.

Lý do tính toán YOY

YOY có vai trò quan trọng trong tính toán hiệu suất của một công ty, doanh nghiệp. Vì tính toán YOY giúp cho công ty giảm xuống thấp nhất sự ảnh hưởng của thời vụ, yếu tố khách quan ảnh hưởng hầu hết đến tất cả các doanh nghiệp hiện nay.

Doanh số, lợi nhuận, chỉ số tài chính là 3 yếu tố báo cáo chân thực nhất tình hình kinh doanh của một đơn vị, và 3 yếu tố này thay đổi theo chu kỳ mùa vụ kinh doanh. Mỗi một lĩnh vực, ngành nghề đều có tính mùa vụ khác nhau.

Ví dụ: Ngành thực phẩm thì mùa vụ tốt nhất để kinh doanh là dịp tết, lễ vào mùa này nhu mua sắm các loại thực phẩm tăng cao nên các công ty kinh doanh thực phẩm cũng bán được nhiều hơn so với bình thường. Còn ngành, lĩnh vực thời trang áo quần ấm chẳng hạn thì mùa cao điểm là vào màu đông sẽ bán chạy hơn màu hè rất nhiều.

Vậy nên nếu so sánh thì phải so sánh đồng đẳng, không thể lấy chỉ số YOY mùa đông năm 2019 so với chỉ số YOY màu thu năm 2018. Như vậy, sự so sánh YOY là không chuẩn xác dẫn đến việc đưa ra các quyết sách, các chiến lược sai lầm.

Số liệu tài chính chung của YOY

Doanh thu: Doanh thu năm nay, quý này tăng hay giảm so với năm trước, quý trước

Giá vốn hàng bán: Công ty có khả năng quản lý tỷ suất lợi nhuận gộp như thế nào

Bán: Các giám đốc công ty quản lý chi phí văn phòng như thế nào

Thu nhập trước thuế: Thước đo lợi nhuận hoạt động

Thu nhập ròng: So sánh điểm mấu chốt của doanh nghiệp theo thời gian

Thu nhập trên mỗi cổ phần

Các chỉ số kinh tế YOY chung

Lạm phát: Xu hướng lạm phát tăng hay giảm

Tỷ lệ thất nghiệp

Tổng sản phẩm sản xuất của một quốc gia hay của một lĩnh vực trong quốc gia đó.

Lãi suất: Lãi suất tăng hay giảm phụ thuộc rất lớn đến sự tăng trưởng kinh tế của một đất nước.

Ưu và nhược điểm so sánh YOY

Ưu điểm so sánh YOY

Bỏ qua tính thời vụ – yếu tố khách quan vì so sánh các điểm cụ thể theo thời gian

Ví dụ: Thống kê bán lẻ thực phẩm sạch tăng vào tháng 11, 12 vì dịp lễ hội và cận tết Nguyên đán, mỗi năm đến mùa này là doanh số bán lẻ tăng 30%. Như vậy dựa vào đó có thể so sánh các công ty cùng kinh doanh mặt hàng thực phẩm, phân tích các công ty đối thủ.

Giảm bớt sự biến động trong cả năm để so sánh kết quả ròng

Ví dụ: Thay vì so sánh tỷ lệ thất nghiệp tháng 6/2019 tăng 1.200 người so với tháng 5/2019 thì nên so sánh năm như từ tháng 6/2018 đến 6/2019 tỷ lệ thất nghiệp giảm 3000 người chẳng hạn. Như vậy thì việc tính toán chỉ số YOY chỉ quan tâm đến kết quả mà ít quan tâm đến quá trình của các tháng trong năm.

Dễ tính toán: Không cần đến bảng tính hay máy tính

Nhược điểm so sánh chỉ số YOY

Cung cấp một kết quả vô nghĩa nếu như có một khoảng thời gian có tăng trưởng âm

Ẩn các vấn để rủi ro trong tháng nếu như tính toán kết quả YOY năm

Cung cấp các thông tin một cách hạn chế

Cung cấp quá nhiều ý nghĩa khi xu hướng được quan sát chỉ trong một giai đoạn tính toán.

Cách tính toán YOY

Để tính toán tốc độ tăng trưởng mọi người tiến hành theo các bước sau:

Lấy số năm nay trừ đi số năm ngoái. Thông qua sự chệnh lệch thấy được sự tăng trưởng tốt hay xấu. Ví dụ: Năm ngoái bán được 150 cái áo và năm nay bán được 200 cái áo như vậy là năm nay bạn đã bán được thêm 50 cái áo.

Sau đó lấy kết quả đó chia cho số năm ngoái là ra tốc độ tăng trưởng của năm nay, ở ví dụ  trên lấy 50 chia cho 150 sẽ ra tốc độ phát triển của năm nay.

Lấy kết quả đó tính ra phần trăm nữa là xong : 50/150 = 0,33 và lấy 0.33 x100% = 33%.

YOY trong chứng khoán là gì

YOY trong chứng khoán là hiệu suất cổ phiếu trên sàn, có thể xem YOY là hiệu suất cổ phiếu trên sản đó theo quý hoặc theo năm.  Tuy nhiên trong lĩnh vực chứng khoán chỉ số YOY chỉ mang tính chất tương đối, nó không lột tả được vấn đề đôi khi còn đi ngược với những chỉ số thông báo khác. Trong chứng khoán người ta thường dùng chỉ số QoQ để đánh giá và so sánh.

Chỉ số YOY chỉ dùng vào những lĩnh vực mang tính thời vụ, YOY dùng tốt nhất khi so sánh lợi nhuận ròng và thu nhập lãi ròng như thức ăn, thuốc men, áo quần…còn các lĩnh vực như ngân hàng thì khác cần có sự kết hợp giữa cả 2 chỉ số so sánh YoY và QoQ  vì đây là lĩnh vực vừa mang tính thời vụ vừa mang tính nhu cầu.

Một số ví dụ về YOY – năm này qua năm khác

Mọi người có thể dựa vào các ví dụ sau để hiểu rõ hơn về cách đọc chỉ số YOY trong báo cáo tài chính của công ty mình.

Ví dụ 1: Doanh số bán lẻ trong 5 tháng đầu tiên là 206 triệu tăng 3% so với cùng kỳ năm ngoái, nghĩa là 5 tháng đầu tiên năm nay tăng 3% so với 5 tháng đầu tiên vào năm ngoái của của hàng. Theo đó thì năm trước đó bán lẻ 5 tháng đầu tiên đạt 200 triệu ( 206 -200 triệu = 6 triệu) Tăng 6 triệu tương đương tốc độ tăng trưởng là 6/206 = 0,03 triệu tương đương 3%

Ví dụ 2: Một kênh Youtube có 8.000 lượt xem trong tuần đầu tiên của tháng 2 giảm 25% so với cùng kỳ, Nghĩa là số lượt xem của tuần đầu tiên của tháng 1 cao hơn tuần đầu tiên tháng 2. Vậy thì tuần dầu tiên của tháng 1 số lượt xem đạt 10 nghìn lượt ( tháng 2 giảm xuống 2000 lượt xem) 2000/8000 = 0,25 lượt và chiếm 25%.

Chỉ số YOY sẽ hơi khó hiểu nếu như bạn không nắm rõ các thông tin cơ bản về nó, vậy thì hy vọng sau bài viết YOY là gì? Thông tin A – Z yoy trong tài chính mà chúng tôi và cung cấp ở trên đã giúp cho mọi người có cách hiểu dễ dàng hơn, cũng như nắm được những thông tin cơ bản nhất phục vụ cho học tập cũng như công việc của bản thân.

Certified Public Accountant là gì? Tất tần tật về CPA

Investment Banking là gì? Các công việc của investment banker

YOY là một trong những khái niệm quen thuộc trong ngành tài chính. Thế nhưng, vẫn có khá nhiều người chưa biết YOY là gì? Đặc trưng cũng như ý nghĩa của YOY như thế nào?

Trong lĩnh vực tài chính ngân hàng, có khá nhiều khái niệm, thuật ngữ phức tạp và khó hiểu. Những thuật ngữ này chỉ những người trong ngành mới có thể hiểu được ý nghĩa cũng như đặc trưng mà nó mang lại. Và YOY chính là thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong các báo cáo tài chính để so sánh kết quả tăng trưởng trong cùng một khoảng thời gian.

YOY là gì?

YOY có tên Tiếng Anh đầy đủ là Year Over Year ( năm này qua năm khác). Đây là chỉ số so sánh kết quả tài chính trong cùng một khoản thời gian, được áp dụng trong nhiều lĩnh vực tài chính, không phân biệt ngành nghề hay quy mô.

Nếu nói theo nghĩa tiếng Việt thì YOY chính là chỉ số tăng trưởng của kinh tế. Dựa vào chỉ số YOY, chúng ta có thể thấy được sự phát triển của một doanh nghiệp, công ty, thậm chí là cả một nền kinh tế của đất nước.

Ví dụ: Trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp A quý II năm 2020, chỉ YOY cao hơn YOY của quý II năm 2019. Từ đó chúng ta thấy rằng, doanh nghiệp A có chỉ số tăng trưởng ở quý II năm 2020 cao hơn cùng kỳ năm ngoái.

Đặc trưng và ý nghĩa của YOY?

Việc nắm được đặc trưng cũng như ý nghĩa của YOY sẽ giúp bạn hiểu được tầm quan trọng của chỉ số Year Over Year đối với nền kinh tế thị trường. Cụ thể:

Đặc trưng của YOY

Như đã nói ở trên, YOY là thuật ngữ chuyên ngành tài chính thường được sử dụng cho các doanh nghiệp đang kinh doanh trên thị trường. Cách tính chỉ số YOY được áp dụng cho tất cả các ngành nghề, không phân biệt quy mô lớn hay nhỏ.

YOY giúp có cái nhìn tổng quan để có thể đánh giá được tình hình hoạt động để doanh nghiệp trong từng giai đoạn. Chẳng hạn, trong báo cáo tài chính năm 2021 của doanh nghiệp A chỉ rõ những biến động theo từng giai đoạn,. 

Và trong năm 2020 cũng có các giai đoạn tương tự như năm 2021. Dựa vào đó, bạn có thể đánh giá được yếu tố chủ quan và khách quan ảnh hưởng tới sự tăng trưởng của doanh nghiệp.

Ý nghĩa của YOY

Như đã nói ở trên, YOY hay còn gọi là chỉ số tăng trưởng là một chỉ số quan trọng trong các báo cáo tài chính. Nó giúp người đọc báo cáo tài chính có thể hình dung ra được nhiều vấn đề trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Chỉ số YOY giúp Công ty/doanh nghiệp đánh giá được tình hình kinh doanh của đơn vị mình.

So sánh sự tăng trưởng theo tháng, theo năm hoặc theo quý của Công ty, doanh nghiệp.

Đánh giá hiệu suất tài chính, lợi nhuận kinh doanh của đơn vị kinh doanh đang trong chiều hướng xấu hay tốt.

Xem xét, nhận định YOY để đánh giá hiệu suất đầu tư của Công ty, hướng tới sự phát triển bền vững.

Vì sao phải tính toán chỉ số YOY?

Nắm bắt tình hình kinh doanh để điều chỉnh kịp thời

Thông qua chỉ số YOY, doanh nghiệp sẽ phân lọc và xác định được tình hình kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra chiến lược bán hàng phù hợp với tình hình thực tế.

Đưa ra nhiều chương trình ưu đãi, khuyến mãi hấp dẫn.

Thay đổi mẫu mã sản phẩm, thu hút sự quan tâm của khách hàng.

Trường hợp doanh nghiệp phát triển trì trệ cần có hướng đi mới.

Nhận định chỗ đứng của doanh nghiệp trên thương trường

Nhiều doanh nghiệp cùng hoạt đồng trong một lĩnh vực, thế nhưng lợi nhuận mang lại thì không phải đơn vị nào giống nhau. Do đó, thông qua chỉ số YOY, bạn sẽ biết doanh nghiệp của mình đang đứng ở vị trí nào trên thị trường.

Bên cạnh đó, dựa trên chỉ số YOY, các bạn cũng hoàn toàn có thể đưa ra nhận định ban đầu về sự hưng thịnh hoặc suy yếu của doanh nghiệp mình. Nếu thị trường đang cạnh tranh cao, bạn cần thay đổi chiến lược để có chỗ đứng vững chắc trong lòng khách hàng.

Đưa ra quyết định đầu tư đúng đắn

Khi bạn hiểu YOY là gì bạn sẽ dễ dàng đưa ra những quyết định đúng đắn trong việc lựa chọn đối tác kinh doanh. Dựa trên báo cáo tài chính hàng năm, bạn có thể phân tích và nhận định được sự phát triển của doanh nghiệp.

Và tất nhiên, sẽ chẳng ai muốn đầu tư vào doanh nghiệp đang trên bờ phá sản, làm ăn thua lỗ. Việc đầu tư vào doanh nghiệp có tốc độ tăng trưởng tốt sẽ cho bạn kết quả khả thi. Và để biết được doanh nghiệp nào đang ăn nên làm ra thì chắc chắn phải thông qua chỉ số YOY.

Ưu, nhược điểm của so sánh YOY

Có thể thấy rằng, mọi thứ trên đời này đều mang đến hai mặt lợi và hại. Và việc so sánh chỉ số YOY cũng không phải là ngoại lệ.

Ưu điểm:

Khi so sánh chỉ số YOY, chúng ta bỏ qua tính thời vụ để mang lại sự khách quan nhất.

YOY giúp rút ngắn quá trình phân tích, đánh giá sự phát triển của doanh nghiệp để đưa ra kết quả cuối cùng.

Việc tính toán, so sánh chỉ số YOY đơn giản, không cần sử dụng đến máy tính mà vẫn đưa ra con số chính xác.

Nhược điểm:

Nếu khoảng thời gian có tăng trưởng âm thì đó sẽ là kết quả vô nghĩa. 

Nếu chỉ tính toán kết quả YOY theo năm thì sẽ không nhìn được sự biến động qua tháng hoặc theo quý. 

Cung cấp các thông tin một cách hạn chế do chỉ so sánh chỉ số giữa các năm.

Tuy YOY cung cấp nhiều ý nghĩa nhưng xu hướng được quan sát chỉ trong một giai đoạn tính toán.

Hướng dẫn cách tính YOY mới nhất

Mặc dù YOY là chỉ số tăng trưởng kinh tế vô cùng quan trọng đối với các Công ty, doanh nghiệp cũng như nền kinh tế của đất nước. Thế nhưng, cách tính YOY không hề khó như bạn nghĩ. Thậm chí, cách tính còn khá đơn giản, bạn không cần dùng đến máy tính.

Bước 1: Để thấy được sự chênh lệch giữa hai năm, các bạn hãy lấy doanh thu của năm nay trừ đi doanh thu của năm trước cùng kỳ. 

Bước 2: Tính tốc độ tăng trưởng của năm nay, chúng ta có thể lấy chênh lệch lợi nhuận của năm nay để chia cho doanh thu năm ngoái.

Bước 3: Sau đó, quy đổi kết quả tính ở bước hai về dạng %. Từ đó, chúng ta có chỉ số của YOY.

Ví dụ: Vào tháng 2 năm 2019 doanh thu doanh nghiệp A là 200 tỷ. Cùng kỳ tháng 2 năm 2018 là 150 tỷ. Như vậy, về sự tăng trưởng của Công ty năm 2020 doanh thu đang có sự chênh lệch 50 tỷ so với năm 2019.

Áp dụng vào Công thức tính chỉ số YOY, trong trường hợp này chúng ta sẽ thu về kết quả như sau: 50/150 = 0,33 và lấy 0.33 x100% = 33%.

Từ những thông tin trên, chắc hẳn bạn đã biết YOY (Year Over Year) là gì? Ý nghĩa và đặc trưng của YOY như thế nào rồi phải không? Việc hiểu rõ và so sánh được các chỉ số YOY sẽ giúp nhà đầu tư, doanh nghiệp dễ dàng đưa ra được chiến lược kinh doanh phù hợp nhất.

TÌM HIỂU THÊM:

5

/

5

(

1

bình chọn

)

Đang xem: Lỗi ref trong excel là gì

1. Ý nghĩa của lỗi #REF!

REF là tên viết tắt của từ Reference, tức là Tham chiếu. Do đó trong mọi trường hợp xuất hiện lỗi này đều hiểu là lỗi tham chiếu.

Một số nguyên nhân chủ yếu gây ra lỗi #REF!

Tham chiếu tới 1 file đang chưa được mở nên không tham chiếu được.Đối tượng cần tham chiếu không có trong vùng tham chiếu.Đối tượng cần tham chiếu bị mất bởi việc xóa cột, xóa hàng chứa đối tượng đó, do bị ghi đè bởi việc copy paste

2. Cách khắc phục một số trường hợp cụ thể

a. Tham chiếu bị mất bởi bị xóa, bị ghi đè

Trong ví dụ trên chúng ta thấy cột C chứa dữ liệu năm 2017 đã bị xóa, dẫn tới kết quả ở cột Tổng bị lỗi #REF! (bị mất tham chiếu ở cột năm 2017)

Việc này rất hay xảy ra bởi chúng ta hay có thói quen sử dụng thao tác Delete cả cột, cả hàng thay vì chỉ xóa dữ liệu trong cột, hàng đó.

Ngoài ra việc cut dữ liệu rồi paste trong Excel cũng gây ra lỗi tham chiếu khi chúng ta Paste đè vào 1 vùng dữ liệu khác đang được tham chiếu tới. Ví dụ như sau:

Sau khi thực hiện thao tác Cut và paste vào cột C thì xảy ra lỗi tham chiếu ở cột E

Cách khắc phục:

Nếu lỡ tay vừa thực hiện xong hành động trên thì chúng ta có thể bấm phím Ctrl + Z để hoàn tác (trở lại lúc trước khi thực hiện thao tác đó)Nếu phát hiện muộn, bạn có thể đóng file excel mà không lưu. Sau đó mở lại file.Một khi đã lưu file chứa lỗi tham chiếu thì không thể sửa lại được nữa. Lúc đó chúng ta đành phải tự rà soát lại dữ liệu và sửa lại bằng tay.

b. Tham chiếu không có sẵn, vượt quá phạm vi

Thường xảy ra khi chúng ta tham chiếu tới các đối tượng là col_index_num, row_index_num trong một số công thức vượt quá phạm vi vùng cần tham chiếu.

Ví dụ:

Trong bảng trên chúng ta thấy vùng A2:E4 chỉ có 5 cột, trong khi đó đối tượng Col_index_num trong hàm vlookup lại tính theo giá trị cột thứ 6, vượt quá phạm vi của vùng dữ liệu cần tham chiếu. Do đó kết quả trả về là lỗi #REF!

Cách khắc phục:

Sử dụng công thức tại đối tượng col_index_num hoặc row_index_num trong các công thức dò tìm, tham chiếu để tránh lỗi khi nhập bằng tay (kết quả công thức sẽ tự thay đổi khi bảng tham chiếu thay đổi). Ví dụ: Sử dụng hàm Match() để dùng cho row_index_num, dùng hàm column() để dùng cho col_index_numSửa lại bằng tay nếu như bạn không biết dùng các hàm ở trên

c. Tham chiếu tới 1 file đang đóng

Thường xảy ra khi sử dụng hàm Indirect để tham chiếu tới 1 đối tượng bên ngoài workbook đang làm việc và workbook được tham chiếu đang đóng.

Cách khắc phục:

Mở Workbook được tham chiếu hoặc thay đổi phương pháp tham chiếu (không sử dụng hàm Indirect mà thay bằng hàm khác ít gặp lỗi hơn)

Như vậy là chúng ta đã có thể hiểu rõ về lỗi #REF! trong Excel rồi. Hy vọng là chúng ta sẽ tránh được việc xảy ra lỗi này cũng như nếu gặp phải lỗi này thì chúng ta cũng có thể biết cách sửa được nó.

Rate this post

Khi đến thời điểm gửi bảng tính Excel của bạn, thật quan trọng để bảo vệ các dữ liệu mà bạn đang chia sẻ. Bạn có thể muốn chia sẻ dữ liệu của bạn, nhưng không có nghĩa là nó nên được thay đổi bởi một ai đó.

Đang xem: Workbook trong excel là gì

Các bảng tính thường chứa các dữ liệu cần thiết mà không được thay đổi hoặc xoá người nhận. Thật may mắn, Excel có các tính năng có sẵn để bảo vệ bảng tính của bạn.

Mật khẩu bảo vệ toàn bộ workbook để ngăn chặn chúng bị mở bởi người sử dụng trái phép. Bảo vệ những sheet riêng biệt và các cấu trúc của workbook đó, để ngăn chặn việc chèn hoặc xóa các sheet trong workbook đó. Bảo vệ ô, cho phép hoặc không cho phép các thay đổi đến các ô quan trọng hoặc các công thức trong bảng tính Excel của bạn.

Thậm chí người dùng với những dự định tốt nhất có thể vô tình làm hỏng một công thức quan trọng hay phức tạp. Điều tốt nhất để làm là loại bỏ tùy chọn để thay đổi hoàn toàn bảng tính của bạn.

Làm thế nào để bảo vệ Excel: ô, Sheet & Workbook (xem và học)

Chúng ta sẽ bắt đầu với việc bảo vệ worksheet rộng hơn, sau đó hạ xuống bảo vệ mục tiêu hẹp hơn mà bạn có thể áp dụng trong Excel. Chúng ta cùng bắt đầu học cách bảo vệ dữ liệu bảng tính của bạn:

1. Mật khẩu bảo vệ một tập tin Workbook của Excel

Chúng ta sẽ bắt đầu bằng việc bảo vệ toàn bộ các tập tin Excel (hoặc workbook) với một mật khẩu để ngăn chặn người khác mở nó.

Làm việc này rất dễ dàng. Trong khi thao tác trong Excel, điều hướng đến tab File chọn tab Info. Nhấp vào tùy chọn Protect Workbook thả xuống và chọn Encrypt with Password.

Khi chọn bất cứ mật khẩu nào, chọn một sự kết hợp mạnh mẽ và an toàn bao gồm các chữ cái, số và ký tự, hãy nhớ rằng mật khẩu phân biệt dạng chữ.

Quan trọng cần lưu ý đó là Microsoft đã thực sự làm tăng giá trị mức độ nghiêm trọng của việc bảo vệ mật khẩu trong Excel. Trong những phiên bản trước, đã có những cách khắc phục dễ dàng để phớt lờ việc bảo vệ mật khẩu của Workbook trong Excel, nhưng không nằm trong những phiên bản mới hơn.

Thiết lập một mật khẩu phức cho mục đích an ninh, nhưng hãy chắc chắn lưu trữ nó an toàn.

Trong Excel 2013 và những bản sau này, đặt mật khẩu sẽ ngăn chặn các phương pháp truyền thống để phớt lờ nó. Hãy đảm bảo rằng bạn lưu trữ mật khẩu của mình một cách cẩn thận và an toàn hoặc bạn sẽ có nguy cơ mất quyền truy cập vĩnh viễn vào Workbook của bạn.

Workbook trong Excel – chức năng Mark as Final (đánh dấu là bản cuối cùng)

Nếu bạn muốn giảm tác động với các bảng tính của mình, hãy xem xét sử dụng các tính năng Mark as Final. Khi bạn đánh dấu một file Excel như là phiên bản cuối cùng, nó chuyển tập tin sang chế độ chỉ đọc read-only, và người dùng sẽ phải cấp quyền lại để chỉnh sửa.

Đánh dấu một tập tin như là phiên bản cuối cùng để để lại một cảnh báo lịch sự cho người sử dụng tập tin đó.

Đánh dấu một tập tin như là phiên bản cuối cùng sẽ thêm vào một cảnh báo mềm nằm trên đầu của tập tin. Bất cứ ai mở tập tin sau khi đã được đánh dấu như bản cuối cùng thì sẽ nhìn thấy một chú ý, cảnh báo họ rằng tập tin đó là bản cuối cùng.

Khi một tập tin được đánh dấu là phiên bản cuối cùng, workbook đó sẽ hiển thị như thế này 

Đánh dấu tập tin như là phiên bản cuối cùng là một cách không chính thức báo hiệu rằng một tập tin không nên thay đổi nữa. Người nhận vẫn có khả năng bấm vào chỉnh sửa Edit Anyway và chỉnh sửa bảng tính. Đánh dấu một tập tin như phiên bản cuối cùng thì nhiều hơn là sự gợi ý, nhưng đó là cách giải quyết tuyệt vời nếu bạn tin tưởng những người dùng khác.

2. Mật khẩu bảo vệ cấu trúc Sheet trong Excel của bạn

Tiếp theo, chúng ta hãy học cách bảo vệ các Structure (cấu trúc) của một workbook trong Excel. Tùy chọn này sẽ đảm bảo rằng không có sheet nào bị xóa, thêm vào, hoặc sắp xếp lại bên trong của workbook đó.

Nếu bạn muốn tất cả mọi người có thể truy cập vào workbook, nhưng giới hạn việc thay đổi mà họ có thể làm trên một tập tin, đây là một khởi đầu tuyệt vời. Việc bảo vệ cấu trúc của workbook, và giới hạn cách người dùng có thể thay đổi các sheet bên trong nó.

Khi tùy chọn này được bật, những điều sau sẽ có tác động:

Không có workbook mới nào có thể được thêm vào workbook. Không có sheet mới nào có thể bị xóa bởi workbook. Sheet có thể không còn được ẩn đi hoặc bỏ ẩn khỏi chế độ xem của người dùng. Người dùng không thể kéo và thả các tab sheet để sắp xếp lại chúng trong workbook đó.

Đối Tượng Workbook Trong Excel Là Gì ? Hướng Dẫn Cách Tạo Workbook Trong Excel 15

3. Cách bảo vệ các ô trong Excel

Bây giờ, chúng ta hãy xem tiếp các phương pháp chi tiết để bảo vệ một bảng tính. Cho đến bây giờ, chúng ta đã biết cách cài mật khẩu bảo vệ toàn bộ một workbook hoặc cấu trúc của một tập tin Excel. Trong phần này, chúng ta đào vào cách bảo vệ các ô trong Excel với cài đặt cụ thể mà bạn có thể áp dụng. Chúng ta sẽ học cách làm thế nào để cho phép hoặc chặn một số kiểu thay đổi cho các phần của bảng tính.

Đối Tượng Workbook Trong Excel Là Gì ? Hướng Dẫn Cách Tạo Workbook Trong Excel 16

Tùy chọn này cho phép bảng tính của bạn được bảo vệ rất cụ thể. Theo mặc định, các tùy chọn sẽ gần như hoàn toàn khóa lại các bảng tính. Hãy thêm một mật khẩu để sheet này được bảo vệ. Nếu bạn bấm OK vào thời điểm này, chúng ta hãy xem chuyện gì xảy ra khi bạn cố gắng thay đổi một ô.

Sau khi một sheet đã được bảo vệ, cố gắng để thay đổi một ô sẽ xuất hiện thông báo lỗi này.

Excel thông báo lỗi rằng ô đó được bảo vệ, đó chính xác là điều mà chúng tôi muốn cho bạn thấy.

Về cơ bản, tùy chọn này có thể đoán trước được nếu bạn muốn đảm bảo rằng bảng tính của bạn sẽ không bị thay đổi bởi những người truy cập vào tập tin. Sử dụng tính năng bảo vệ sheet là cách mà bạn có thể chọn lọc bảo vệ bảng tính đó.

Bảo vệ cụ thể trong Excel

Chúng ta hãy xem lại các tùy chọn hiển thị khi bạn bắt đầu bảo vệ một sheet trong Workbook trong Excel.

Mật khẩu bảo vệ các ô worksheet trong tùy chọn của Excel:

Trình đơn Protect Sheet cho phép bạn tinh chỉnh các tùy chọn cho việc bảo vệ Sheet. Mỗi hộp trong trình đơn này cho phép người dùng thay đổi thêm một chút bên trong một worksheet được bảo vệ.

Để xóa bảo vệ, đánh dấu vào ô tương ứng trong danh sách. Ví dụ, bạn có thể cho phép người sử dụng bảng tính để định dạng ô bằng cách chọn các phần tương ứng.

Chọn ô Format cells, columns và rows cho phép người dùng thay đổi hình thức trực quan của các ô mà không cần sửa đổi các dữ liệu ban đầu. Insert columns và rows có thể được chọn vì vậy người dùng có thể thêm nhiều dữ liệu hơn, trong khi bảo vệ các ô gốc.

Ô quan trọng không chọn là ô Protect worksheet and contents of locked cells Điều này là để bảo vệ dữ liệu bên trong các ô dữ liệu.

Khi bạn đang làm việc với dữ liệu tài chính quan trọng hoặc những công thức sẽ được sử dụng trong việc đưa ra quyết định, bạn phải nắm giữ việc kiểm soát các dữ liệu và chắc chắn rằng nó không thay đổi. Sử dụng các kiểu bảo vệ có mục tiêu là một kỹ năng quan trọng trong Excel cho người sử dụng chuyên nghiệp.

Ôn lại và tiếp tục học hỏi thêm về Excel

Hãy khóa một bảng tính trước khi bạn gửi đi là điều rất quan trọng để bảo vệ nhũng dữ liệu có giá trị của bạn và đảm bảo rằng nó không bị dùng sai mục đích. Những lời khuyên tôi chia sẻ trong hướng dẫn này giúp bạn duy trì kiểm soát dữ liệu đó, thậm chí là sau khi bảng tính Excel của bạn được chuyển tiếp và chia sẻ.