Thuật Ngữ Kpi Là Gì / Top 18 Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 12/2023 # Top Trend

KPI là gì?

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator, có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Đây chính là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân. KPI chính là hệ thống đánh giá định lượng được áp dụng bởi các doanh nghiệp để đánh giá xem doanh nghiệp đó có thể đạt các mục tiêu ở cấp độ như thế nào. Những trưởng bộ phận có thể đề ra nhiều chỉ tiêu cho KPI danh cho một dự án mà họ có thể sử dụng để đánh giá các nhân viên trong quá trình làm việc.

Nhân viên phải xuất ra kết quả chính xác ở mức 90%, hàng ngày các nhân viên phải lướt qua 1.500 landing page và mỗi tuần nhân viên phải báo cáo tối đa ba đáng giá “hoàn toàn không chính xác”.

Những KPI này có thể cho phép bạn đánh giá một cách chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên đang đạt mức tiêu chuẩn kỳ vọng nào.

Bạn có thể xác định và thiết lập một hệ thống KPI mà tích hợp với chiến lược riêng của công ty bạn. Không có một cách cụ thể xây dựng KPI nào, nhưng chúng cần được định lượng, mang tính thiết thực, và định hướng rõ ràng (để xác định xem công ty có đang đi đúng hướng).

Mục đích và chức năng của KPI

KPI được áp dụng cho nhiều mục đích như: quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm, của cá nhân. Hay có thể nói, KPI chính là mục tiêu công việc mà tổ chức, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung. Theo các chuyên gia đánh giá, KPI chính là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành tích của phòng ban, của nhân viên và đưa ra những khuyến khích phù hợp cho từng phòng ban, từng nhân viên.

Mục đích của việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc là nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể, điều này góp phần cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn, nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc bởi vì các chỉ số KPI mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể.

Làm thế nào để tạo ra được KPI phù hợp nhất?

Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng và nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của vị trí công tác, chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, tổ chức (công ty, cơ quan, phòng ban) sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. KPI cho thấy được hiệu quả hoạt động về kinh doanh của một doanh nghiệp, tổ chức cũng như để đánh giá xem người thực thi công việc đó có đạt được mục tiêu hay không. Vậy làm sao để có thể tạo ra được KPI phù hợp nhất. KPI được đề ra cho các hoạt động cần có đầy đủ những tính chất sau:

Rõ ràng: KPI không rõ ràng là yếu tố lớn nhất trong việc tạo ra các KPI vô giá trị và không có đóng góp gì trong việc cải thiện hiệu quả kinh doanh, chính vì thế, KPI phải được xác định và định nghĩa một cách rõ ràng, hướng tới một mảng nào đó cần cải thiện rõ rệt.

Đo lường được: Một KPI không thể đo lường được hay không có chuẩn mực để đánh giá thì cũng như không có KPI, vì vậy cần phải có khả năng đo đếm và đánh giá được bằng số liệu, báo cáo.

Giao phó được, làm được: Nếu bạn không thể tìm được nhân viên nào để giao việc chịu trách nhiệm KPI đó hay KPI đó không có khả năng thực hiện được thì liệu KPI đó có nên tồn tại không? Câu trả lời chắc chắn là không. Một khi đã xây dựng KPI thì cần phải giao cho người chịu trách nhiệm và có thể làm được.

Thực tế: KPI cần phải mang tính thực tế. Bạn không thể đặt KPI cho nhân viên dựa trên một giả thuyết hay niềm tin nào đó được.

Trong một mốc thời gian nhất định: cần phải có mốc thời gian nhất định để xác định khi nào công việc hoàn thành để đánh giá mức độ hoàn thành. Đừng bao giờ giao KPI (hay bất cứ công việc mục tiêu gì) mà không xác định một mốc thời gian cần phải hoàn thành.

Ngoài ra, trong kinh doanh còn phổ biến một số thuật ngữ như:

Target là gì?

Target (còn được biết đến với cái tên Target Audience) là thuật ngữ chỉ việc phân tích và lọc những đối tượng khách hàng mà chúng ta cần nhắm tới, và họ sẽ được xếp vào nhóm những đối tượng khách hàng mục tiêu. Theo nghĩa tiếng việt thì target nghĩa là “mục tiêu”, hay nói một cách dễ hiểu hơn thì công việc chính của bạn lúc này chính là hướng tới những mục tiêu nhất định và cụ thể.

Budget là gì?

Budget (ngân sách) là một kế hoạch tài chính cho các hoạt động trong tương lai, có thể là hoạch định cá nhân hoặc cũng có thể là tầm nhìn tương lai của doanh nghiệp. Ngân sách theo hoạch định chi tiêu có thể giúp bạn tìm hiểu rõ nét chi phí đầu vào đầu ra cá nhân, từ đó đưa ra những giải pháp hoàn thiện cho cuộc sống. Có thể nói, budget chính là một trong những nhân tố quan trọng không thể thiếu trong kinh doanh.

Khi bắt đầu đi làm, bạn chắc hẳn đã nghe nói đến KPI. Nó hiện diện ở khắp mọi nơi cho dù bạn yêu hay ghét nó. Bạn có thể bắt gặp nó ở trong kinh doanh, trường học, bệnh viện v.v… Thực tế, đa số chúng ta đều có mục tiêu về KPI trong công việc, trong khi đó nhiều người khác lại phải làm cả báo cáo bằng KPI. Vậy KPI là gì nhỉ? Trong bài viết này tôi giải thích nó một cách đơn giản và đưa ra một số ví dụ dễ hiểu theo cách nhìn từ một góc độ khác. KPI là gì?

Cách giải thích đơn giản về KPI là một cách đo lường hiệu quả thực hiện công việc của mỗi cá nhân hoặc của toàn doanh nghiệp làm tốt như thế nào. KPI là viết tắt của Key Performance Indicator – Chỉ số đánh giá thực hiện công việc. KPI sẽ giúp chúng ta hiểu rõ một công ty, một đơn vị kinh doanh hay một cá nhân đang thực hiện công việc tốt đến đâu so với các mục tiêu chiến lược đã đề ra.

Hiểu rõ hơn về KPI là gì!

Một ví dụ dễ hiểu về KPI là dùng hình ảnh của chiếc máy bay. Bạn hãy hình dung một chiếc máy bay chở khách bay từ Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh. Mục tiêu chính của chuyến đi là đưa hành khách và hàng hóa trên máy bay đến sân bay Tân Sơn Nhất trong vòng 2 tiếng. Khi bắt đầu khởi hành, phi hành đoàn cần phải biết dữ liệu định vị để biết máy bay đang ở đâu so với hành trình bay đã định sẵn.

Trong trường hợp này, những bộ KPI hữu ích có thể bao gồm: dự liệu định vị GPS, tốc độ trung bình, mức nhiên liệu, thông tin thời tiết, sức gió, thông tin hạ cánh, thông tin truyền từ mặt đất… Gộp tất cả các số liệu này lại (các bộ KPI) sẽ giúp cho cả phi hành đoàn đang lái chiếc máy bay này hiểu rõ liệu họ có đang bay đúng đường hay không. Dựa vào những dữ liệu này họ cũng có thể dễ dàng đưa ra quyết định tiếp theo nên bay như thế nào.

Sử dụng công cụ SMART để xây dựng KPI

Một cách đánh giá tính thiết thực của KPI là sử dụng các tiêu chí SMART. SMART là S – Cụ thể, M – Đo lường được, A – Có thể đạt được, R – Thực tế, T – Có thời hạn. Nói cách khác:

Liệu mục tiêu của bạn có cụ thể không?

Bạn có thể đo lường được quy trình đi tới mục tiêu không?

Mục tiêu của bạn có thể thực sự đạt được không?

Tính thực tế của mục tiêu này đối với doanh nghiệp của bạn là như nào?

Thời gian cần thiết để đi tới mục tiêu là gì?

Công cụ SMARTER cho KPI là gì?

Các tiêu chí SMART có thể mở rộng thành SMARTER với 2 tiêu chí nữa đó là E – Đánh giá và R – Đánh giá lại. Hai tiêu chí này cũng cực kỳ quan trọng bởi vì chúng đảm bảo tính liên tục khi tiếp cận đánh giá KPI và mối tương quan với công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu bạn vượt chỉ tiêu doanh thu cho năm nay, bạn nên xác định rõ liệu có phải vì năm nay bạn đặt mục tiêu quá thấp hay đó là bởi vì một yếu tố nào đó tác động vào.

Lựa chọn KPI như thế nào?

Nhưng vấn đề ở đây là có hàng nghìn các KPI khác nhau và các công ty sẽ phải vất vả lựa chọn những cái phù hợp nhất cho công việc kinh doanh của họ. Nếu chọn KPI sai sẽ dẫn đến hậu quả nghiêm trọng là chỉ dẫn mọi người đi sai hướng và thậm chí có thể thúc đẩy họ làm những việc sai trái. Cần phải nhớ rằng, lý do tại sao KPI lại mạnh mẽ đến như vậy chính là “bạn sẽ nhận được những gì bạn đo lường“. Nếu một công ty đánh giá và khen thưởng những thành tích KPI không đúng với mục đích tôn chỉ kinh doanh ban đầu thì đồng nghĩa với việc họ đang đẩy con thuyền đi sai hướng!

Sử dụng KPI hiệu quả là phải đi sát với những mục tiêu chiến lược (cho toàn tộ công ty, từng bộ phận kinh doanh và từng cá nhân).

Ví dụ về KPI

Chúng ta thử xem xét một KPI về tăng trưởng bán hàng.

Tăng trưởng Bán hàng đo lường từng bước doanh nghiệp đạt được doanh thu từ bán hàng là tăng hay giảm. Đây là đơn vị đo lường chính của bất kỳ doanh nghiệp nào và đều cần phải giám sát một cách thấu đáo vì nó là một phần của các tiến trình phát triển và là một công cụ để đưa ra các sách lược quan trọng. Giám sát chặt chẽ chỉ số này theo những mốc thời gian nhất định để nắm rõ xu hướng tăng trưởng và giá trị của doanh nghiệp.

Donnie Nguyễn Tuấn Anh – Chuyên gia Huấn luyện Doanh nghiệp ActionCOACH Hà Nội

Kiến thức doanh nghiệp, Kiến thức quản lý, brand kpi là gì, key performance indicator, kpi là gì, kpi là gì pdf, kpi là gì trong sale, kpi là gì và cách tính, kpi là gì wikipedia, kpi mẫu, kpi nhân sự Kiến Thức Quản Trị, Tin tức ERP / By / 30/12/2023 /

KPI là viết tắt của từ gì

KPI là gì? KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator, một thuật ngữ trong công việc ám chỉ ” chỉ số đánh giá tiến độ thực hiện công việc”. Người ta thường hay nói “tôi đã hoàn thành được 60% KPI của ngày hôm nay”… ý nghĩa của câu này là, trong hôm nay khối lượng công việc của tôi là nhiêu đây, và tôi đã thực hiện được 60% trong tổng số các công việc đó. Sâu xa hơn, KPI là một chỉ số được đo đạt rất kỹ càng ở các tập đoàn lớn thông qua những Phần mềm quản trị doanh nghiệp. Nó là công cụ giúp con người đo đạt được hiệu quả công việc qua các chỉ số, số liệu cụ thể nhằm phản ảnh hiệu quả làm việc của tổ chức, cá nhân, đội nhóm có đạt được CSF (các yếu tố thành công quan trọng).

Ưu điểm của KPI

Chỉ số KPIs sẽ giúp hệ thống làm việc của công ty được rõ ràng, minh bạch, dễ dàng đo lường sự tăng trưởng, phát hiện ra những vấn đề, khó khăn đang mắc phải để ra quyết định hoặc lập kế hoạch mới một cách tốt hơn.

Tăng hiệu suất làm việc của cá nhân, đội nhóm.

KPI được đo đạt bởi các con số nên dễ dàng nắm bắt được và có độ chính xác cao.

Tăng sự liên kết của các bộ phận, nhân viên giúp công việc trở nên mượt mà hơn bình thường.

Nhược điểm của KPI

KPI chỉ có một nhược điểm duy nhất là người thiết lập KPI cần có chuyên môn cao, nắm rõ được nguồn lực của công ty đang ra sao và công ty đang thiếu hụt những vấn đề gì cần cải thiện. Ngoài ra, việc áp dụng một KPI trong thời gian dài cũng khiến cho KPI bị giảm hiệu quả theo thời gian.

VD về KPI trong công việc

Tăng trưởng bán hàng lên 20%

Gọi điện được cho 500 khách hàng trong tháng

Bán được 2 căn hộ trong quý

Code được 5 module trong hệ thống

….

Một vài câu nói của doanh nhân thế giới về KPI:

Nếu bạn không thể đặt ra KPI cho những gì mà mình làm và thật sự hiểu nó, vậy là bạn đang chẳng làm gì cả – khuyết danh

Bạn không thể cải thiện điều gì nếu bạn còn chẳng hiểu nó là gì – khuyết danh

Đặt KPI cho mọi thứ một cách rõ ràng là cách đơn giản nhất để bạn quản lý mọi thứ – khuyết danh

Một chỉ số đánh giá thực hiện công việc (KPI) là một số liệu đo lường giúp bạn hiểu bạn đang thực hiện công việc như thế nào so với các mục tiêu của bạn.” – Avinash Kaushik

Sự khác biệt của một người đàn ông được việc và một kẻ chẳng làm được cái quái gì cả là anh ta hiểu rõ được những gì mình muốn làm – khuyết danh

Phân loại KPI

KPI đôi khi chỉ là những con số nhưng thực ra nó có rất nhiều loại và tính chất, tùy thuộc vào mỗi phòng ban, công ty mà chúng ta lại có những KPI khác nhau (ngay cả phòng nhân sự còn có KPI tăng mức độ hạnh phúc của nhân viên). Nổi bật nhất trong đó là 2 loại KPI mà chúng ta cần biết:

Các KPI được gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược: đây là các KPI quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp tới các hoạt động lâu dài của công ty, tổ chức. VD, doanh thu của WinERP trong năm 2023 phải đạt được 200tr/ tháng, 2 tỷ 5/năm…. Nếu không đạt được các con số này, công ty sẽ phải gánh chịu các ảnh hưởng nặng nề và thậm chí sẽ lỗ vốn.

Hiện nay, rất nhiều người tạo và đo đạt KPI một cách vô tội vạ. Họ tự ra những KPI vào buổi sáng và thúc ép bản thân, đồng nghiệp hoàn thành các KPI đó và đôi khi cũng chẳng đo đạt hoặc xem lại. Điều này về lâu về dài sẽ khiến cho các KPI của chúng ta càng lúc càng xa vời thực tế và khi báo cáo lên cấp trên cũng chẳng có cơ sở để báo cáo.

Tạo KPI phải phù hợp tiêu chí SMART

Trước khi đặt ra một KPI cho chính bản thân hay cho người khác, hãy chắc chắn rằng KPI đó thực sự hữu ích và đem lại kết quả cho công việc. Điều đơn giản nhất để xác định KPI mà chúng ta đề ra có hiệu quả hay không là sử dụng các tiêu chí SMART

SMART có nghĩa là:

S – Specific: cụ thể. mục tiêu của bạn phải cụ thể và dễ hiểu, đừng tạo ra các mục tiêu chung chung. VD: chúng ta hay đặt mục tiêu rằng sau này chúng ta phải là nhà bác học, là giám đốc, là chính trị gia v.v… Nhưng chúng ta có thực sự hiểu là giám đốc là làm gì không?, trở thành chính trị gia thì cần phải như thế nào không? Những mục tiêu này sẽ càng lúc càng làm cho túng ta xa rời thực tế và thậm chí khả năng truyền đạt của chúng ta càng lúc sẽ càng kém đi vì chúng ta toàn nói những thứ “không rõ ràng”. Để mọi thứ có thể rõ ràng hơn thì chúng ta cần đặt các mục tiêu cụ thể như phải thi đại học được 23 điểm, đậu vào trường đại học kinh tế, học được thêm các chương trình MBA (thạc sĩ quản trị kinh doanh) để có thể trở thành Giám đốc v.v…

M – Measurable : Đo lường được. Rất nhiều người tạo ra các mục tiêu khó, dài hơi và chẳng có một chỉ số gì có thể đo lường được hiệu quả của các công việc đó. VD: chúng ta nói chúng ta muốn hoàn thành công việc A, trong công việc A đó bao gồm các check list nhỏ như: gọi 50 cuộc điện thoại, chat với 100 khách hàng, gặp 5 khách hàng v.v… Đây là những mục tiêu có thể đo lường được và bạn khi nhìn vào khối lượng sẽ biết mình làm việc có hiệu quả hay không. Nếu không thể đo lường được bằng chỉ số, hãy đo lường bằng giá trị (đối với những công việc mang tính sáng tạo, hãy xem xét đến thành phẩm khi làm ra).

A – Attainable : Có thể đạt được. Đây quả thật là một căn bệnh của con người, luôn đưa ra những KPI viễn vông nhằm đánh lừa những người khác về năng lực thực sự của mình. Ngoài việc đặt mục tiêu cụ thể và đo lường được, chúng ta còn phải chọn lựa những mục tiêu hợp lý, nằm trong khả năng của chúng ta và chúng ta 80% sẽ hoàn thành được các mục tiêu đó (con số lý tưởng). VD: 1 ngày sức mình có thể gọi điện được cho 50 khách hàng, chốt được 3 khách hàng nhưng mình lại đặt KPI là 150 khách hàng và chốt được 10 khách hàng là điều vô lý (vì thời lượng gọi của các cuộc coi như là ngành nhau, trư khi ngày có thể dài ra 48h thì bạn có thể làm được điều đó vì sức người có hạn). Bạn chỉ nên đặt KPI 70 cuộc và chốt được 4-5 khách là con số hợp lý.

R – Relevant : Thực tế. Nghe có vẻ giống với Có thể đạt được nhưng thực tế lại rất khác. Thực tế ở đây có nghĩa là những mục tiêu bạn đặt ra, sau kho nó hoàn thành thì nó phải đem lại một giá trị xác thực, và giá trị đó đóng góp thành quả cho mục tiêu chung, mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp. VD: mục tiêu cuối cùng của bạn là trở thành giám đốc kinh doanh, thì mục tiêu tiếp theo là bạn phải đi đăng ký học một khóa quản trị kinh doanh chứ không phải một khóa học vẽ. Nghe có vẻ dễ dàng nhưng rất nhiều người vì tố chất công việc mà họ hay bị nhầm lẫn việc đặt ra các mục tiêu thực tế, những công việc của họ tuy khối lượng rất nhiều nhưng khi nhìn đến mục đích chung cuối cùng thì lại chẳng tạo ra kết quả bao nhiêu.

T – Time-Bound : Thời gian hoàn thành. Một mục tiêu đã hội đủ 4 yếu tố trên rồi thì bắt buộc phải có yếu tố thứ 5, thời gian hoàn thành KPI. Đây là cột mốc cuối cùng để đánh giá hiệu quả của KPI đó, một mục tiêu cần có thời gian thực hiện. Đây là một yếu tố quan trọng để thúc đẩy chúng ta làm việc, giúp chúng ta kỷ luật hơn và hoàn thành công việc một cách tốt hơn.

Nên lựa chọn và tạo KPI cá nhân như thế nào là hợp lý?

Đối với những người mới bắt đầu thực hành việc áp KPI vào công việc, bạn sẽ cảm thấy mình có rất rất nhiều KPI phải làm, vậy làm sao để có thể lựa chọn ra những công việc chính xác mà mình cần làm? chúng ta còn cần nghiên cứu sâu hơn về những vấn đề nào sẽ giúp ích cho lợi ích chung của doanh nghiệp, các mục tiêu marketing, bán hàng của công ty là gì và chúng ta có đang làm các công việc giúp ích cho những mục tiêu đó không. Để có thể chọn lựa KPI hợp lý, chúng ta còn cần dùng thêm công thức MA TRẬN THỜI GIAN

Ma trận thời gian là gì?

Ma trận thời gian là một – Time management Matrix là một trong những phương thức quản trị thời gian được sử dụng rộng rãi nhất, nhằm mục đích tối ưu hóa các công việc, giúp chúng ta chọn lựa ra những KPI quan trọng và cấp bách cần phải làm.

Khu vực I: Việc khẩn cấp và rất quan trọng. Đây là những việc quyết định đến doanh thu hoặc yếu tố chính để thúc đẩy công ty đi lên, những việc này bắt buộc chúng ta phải đưa nó vào KPI ngay lập tức

Khu vực II: Không khẩn cấp nhưng quan trọng: đây là những việc mà chúng ta có thể làm sau khi thực hiện những công việc khẩn cấp, nó sẽ là những việc sếp sau của những việc nằm ở khu vực I

Khu vực III: Những nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng thường là những công việc mà bắt buộc chúng ta phải làm hàng ngày như check mail, báo cáo công việc, ăn uống, tắm rửa v.v… đối với những công việc này, chúng ta có thể đưa nó vào KPI thời gian cố định trong ngày, đúng thời gian đó chúng ta sẽ lôi những việc này ra làm.

Khu vực IV: Những loại công việc này thì chúng ta nên hạn chế nó, hoặc làm nó khi chúng ta thực sự rãnh rỗi (xem phim, nghe nhạc, đi chơi ….)

Thoạt nhìn vào, đôi khi chúng ta sẽ khó xác định được các công việc nào là quan trọng và không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Hãy liệt kê những KPI mà mình làm ra trong một ngày và sau đó tập ngồi phân chia công việc theo bản trên, dần dần chúng ta sẽ có cảm nhận thật sự tốt và mọi thứ sẽ vào guồng (càng làm nhiều thì càng quen tay)

Làm thế nào để tìm ra các KPI phù hợp

KPI phù hợp là KPI bao gồm các yếu tố:

Phù hợp với cơ cấu doanh nghiệp, phòng ban. Phù hợp với các mục tiêu của công ty, phòng ban hoặc cá nhân một cách sát sao và cặn kẽ.

Những KPI này phải thực tế, bạn có thể làm được nó và sau đó nó phải dễ dàng đo đạt được bởi bạn, hay thậm chí là sếp của bạn khi nhìn vào cũng có thể thấy được một cách rõ ràng.

Lựa chọn những chỉ số KPI hợp lý mà bạn có thể làm được trong thời gian hạn định cho phép

Hãy cố nắm vững tiêu chí SMART và ma trận thời gian để có thể thực hành việc chọn lựa KPI hiệu quả.

Đừng chờ đợi một KPI hoàn hảo

Cầu toàn là một đặc tính mà rất nhiều người gặp phải, trong việc tạo dựng ra các chỉ số KPI cũng như vậy. Mục đích của việc tạo KPI là:

Hoạch định rõ ràng những công việc mà mình cần phải làm

Tạo ra kết quả cao bằng cách thực hiện đúng chính xác những việc nằm trong vùng 20%

Loại bỏ những công việc thừa thãi, tối ưu hóa hiệu suất công việc.

Vậy nếu như bạn cố gắng để có một bảng kế hoạch KPI hoàn hảo, việc đó tiêu tốn của bạn 5-7 ngày, vậy bạn đã tiêu tốn thời gian cho chính nó (lãng phí thời gian). Và một điều nữa là, chắc gì bảng kế hoạch của bạn đã là hoàn hảo, KPI của bạn có là KPI cuối cùng. Những tập đoàn lớn tiêu tốn hàng tỉ đồng để có thể có được một bảng KPI hoàn chỉnh, qua biết bao trải nghiệm của hàng ngàn nhân viên, thời gian, công sức rất nhiều mới có được, liệu bạn có thể bỏ ra chừng đó?

Đối với cá nhân hoặc những tập thể với số lượng nhân viên ít, hãy tập trung vào “số lượng” và “thực hành” càng nhanh càng tốt, trong quá trình thực hành, những checklist của bạn sẽ được tối ưu, những KPI của bạn sẽ được hoàn thiện. Đừng cố gắng hoàn hảo từ những ngày đầu, tập trung dành thời gian để thực hành, rồi mọi thứ sẽ hoàn hảo.

Quy trình xây dựng các chỉ số KPI hoàn hảo

Quy trình này phù hợp với những ai đang ở chức vụ quản lý, giám đốc hoặc chủ công ty, những người đã hiểu rõ công ty có những nguồn lực nào, chiến lược công ty, chiến lược đội nhóm v.v…

Bước 1: Nắm vững chuyên môn, hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, hiễu rõ năng lực của từng nhân viên, công dụng của từng sản phẩm v.v….

Bước 2: Thiết lập những điểm mạnh yếu của bộ phận, công ty. Lập ra các chỉ số căn bản cần cải thiện.

Bước 3: Hệ thống hóa lại các chỉ số, lập các checklist công việc cần phải làm để cải thiện các chỉ số đó.

Bước 4: Lập kế hoạch làm việc mẫu cho nhóm, phân bổ công việc theo nhóm.

Bước 5: Lập kế hoạch làm việc cho từng cá nhân, dựa trên nhiệm vụ chính của nhóm

Bước 6: Đo đạt hiệu quả công việc của cá nhân, nhóm theo tuần, hiệu chỉnh các chỉ số dựa trên năng lực nhân viên, đốc thúc nhân viên để đạt được KPI cao hơn mức quy định để test độ vượt KPI.

Bước 7: Xác định lại các chỉ số cốt yếu phản ảnh hiệu suất công việc của nhóm, của bộ phận

Bước 8: Xây dựng các kỳ kiểm tra, đánh giá cụ thể cho từng KPI.

Bước 9: Đo đạt – hiệu chỉnh – đánh giá liên tục theo thời gian, tối ưu từng KPI theo thời gian.

Bảng KPI mẫu Mẫu KPI cho nhân viên Marketing

KPI cho nhân viên Marketing còn tùy thuộc vào chuyên ngành và công việc của nhân viên marketing đó. Một số những checklist cho ngành Marketing:

Chi phí trên 1000 lượt tiếp cận khách hàng tiềm năng

Số lượng khách hàng tiềm năng tiếp cận mỗi tháng

Số lượng inbox của khách hàng

Số lượng chuyển đổi telesale của tệp khách hàng tiềm năng

Số lượng người truy cập website mỗi tháng

Số lượng tương tác trên nền tảng mạng xã hội

Số lượng search keyword thương hiệu tăng trưởng mỗi tháng

Mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh

Tỷ lệ thiết kế khách hàng chốt ngay từ lần đầu tiên

Thời gian thiết kế

Tỷ lệ thiết kế phù hợp với thi công

Tỷ lệ thành công mỗi Task

Thời gian dành cho mỗi Task

Tỷ lệ lỗi

Sự hài lòng của khách hàng

Tỷ lệ trả hàng

File kpi mẫu

Để có thể hiểu được KPI và đạt được những KPI mà mình đã đề ra là điều rất khó, nhưng nó là điều mà chắc chắn bất cứ cấp bậc quản lý nào cũng cần phải làm. Ngoài ra , để có thể lập và quản lý KPI một cách hiệu quả, chúng ta còn cần hiểu về công nghệ, phần mềm quản lý công việc hiệu quả.

Đề xuất: Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự và công việc WinWork

Liên hệ tư vấn và triển khai hệ thống quản lý nhân sự WinWork

1 – 1. Thuật ngữ là gì?

“Thuật ngữ” là “những từ ngữ biểu thị khái niệm khoa học công nghệ”, chủ yếu để dùng trong các văn bản khoa học công nghệ.

2 – 2. Đặc điểm của thuật ngữ là gì?

Đặc điểm thứ nhất: Khác với từ ngữ phổ thông, mỗi thuật ngữ thuộc một lĩnh vực khoa học công nghệ chỉ biểu thị một khái niệm và ngược lại mỗi khái niệm trong lĩnh vực đó chỉ được biểu hiện bằng một thuật ngữ.

Đặc điểm thứ hai: Khác với từ ngữ phổ thông, thuật ngữ không có tính biểu cảm.

3 – 3 . Cách định nghĩa từ ngữ

a. Cách thứ nhất (dùng trong sách báo đại chúng):

Giải thích bằng các đặc tính bên ngoài, dựa trên nhận thức cảm tính hoặc những khái niệm phổ thông (ai cũng có thể hiểu được).

b. Cách thứ hai (dùng trong các văn bản khoa học công nghệ):

Giải thích thông qua các kết quả nghiên cứu bằng phương pháp khoa học và dựa trên những khái niệm khoa học.

4 – 4. Sử dụng thuật ngữ là gì?

Muốn thống nhất việc dùng thuật ngữ và hiểu cho chính xác thì phải có định nghĩa hoặc giải thích thuật ngữ trong lĩnh vực khoa học công nghệ tương ứng và có lưu ý đến văn cảnh sử dụng thích hợp.

Trong văn bản bên ngoài lĩnh vực, nếu việc dùng một thuật ngữ có thể gây nhập nhằng (vì có nghĩa khác ở lĩnh vực khác) thì phải chú thích, ít nhất cũng cần lưu ý bằng cách in nghiêng hoặc đặt vào ngoặc kép.

Thuật ngữ không được biểu hiện những sắc thái xúc cảm gây mâu thuẫn về giới tính, sắc tộc, tôn giáo, chính trị, giai cấp, địa vị, tuổi tác.

Khác với từ ngữ văn chương, việc công nhận thuật ngữ cần có cơ quan có thẩm quyền phê duyệt và ban hành.

5 – 5. Cách đặt tên thuật ngữ là gì?

Sử dụng từ ngữ có sẵn trong từ điển nhưng được định nghĩa lại cho phù hợp lĩnh vực của thuật ngữ.

Để nguyên: trong trường hợp thuật ngữ đã được dùng phổ biến hoặc không gây hiểu nhầm.

Phiên âm: trong trường hợp từ nước ngoài được phiên âm và dùng phổ biến hoặc từ mới nhưng khó phát âm đúng.

Dùng từ có âm mới hoặc chữ mới hoặc hoàn toàn mới cả âm và chữ.

Dùng cụm từ có một bộ phận mới hoặc hoàn toàn mới.

Hình 2: Cách đặt tên thuật ngữ là gì?

6 – 6. Tiêu chí chọn thuật ngữ là gì?

Được đại đa số dùng quen (dù không chính xác).

Lưu ý:

phổ biến không đồng nhất với đại chúng

không phải ai cũng biết một ngoại ngữ

không phải nhà khoa học nào cũng biết nhiều ngoại ngữ

Hình 3: Tiêu chí chọn thuật ngữ là gì?

Kết Luận: Muốn thống nhất việc dùng thuật ngữ và hiểu cho chính xác thì phải có định nghĩa hoặc giải thích thuật ngữ trong lĩnh vực khoa học công nghệ tương ứng và có lưu ý đến văn cảnh sử dụng thích hợp. Trong văn bản bên ngoài lĩnh vực, nếu việc dùng một thuật ngữ có thể gây nhập nhằng (vì có nghĩa khác ở lĩnh vực khác) thì phải chú thích, ít nhất cũng cần lưu ý bằng cách in nghiêng hoặc đặt vào ngoặc kép.

KPI – CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC KPI là gì?

tiếng anh là Key Performance Indicator là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng của công ty hay doanh nghiệp cá nhân. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có các chỉ số KPI khác nhau để đánh giá hiệu quả làm việc một cách khách quan của mỗi bộ phận đó.

KPI là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành tích của phòng ban, của nhân viên và đưa ra những khuyến khích phù hợp cho từng phòng ban, từng nhân viên.

Mục đích của việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc là nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể, điều này góp phần cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn, nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc bởi vì các chỉ số KPI mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể.

Tùy theo doanh nghiệp, tổ chức mà KPI sẽ khác nhau và ngay cả mỗi bộ phận cũng sẽ có một KPI khác nhau (Sales, Marketing, Product) và ngay cả mỗi người trong một bộ phận cũng có KPI khác nhau (SEO KPIs, Email KPIs, Social KPIs).

Phân loại KPI Có rất nhiều KPIs khác nhau, nhưng ta phân thành 2 loại:

Ví dụ: KPI chiến lược là phải đạt doanh số 10 tỷ tháng và mỗi năm 120 tỷ, không đạt được mục tiêu đó thì có khả năng công ty sẽ bị ảnh hưởng, nhà đầu tư rút vốn, giám đốc Sales và Marketing bị cho thôi việc.

2. KPIs được gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật: Các chiến thuật là những hoạt động nhỏ nhằm giúp công ty đến được gần hơn với việc đạt mục tiêu chiến lược.

Cho nên các tầng cấp quản lý (directors, managers) là người sẽ bị ép KPI chiến lược và các bạn này phải tạo ra các KPI chiến thuật để phục vụ việc đạt mục tiêu KPI chiến lược mà các bạn đang chịu. Các KPI chiến lược này sẽ được áp cho các bạn cấp dưới đang thực thi các công việc tương ứng.

Vậy khi thấy tình trạng các KPI chiến thuật đều được đạt được nhưng các KPI chiến lược thì lại không thì nó có thể đến từ một số lý do:

KPI chiến thuật hiện tại được thiết lập không có đóng góp vào việc đạt được các KPI chiến lược. Ví dụ: đặt KPI là chỉ số bounce rate(Tỷ lệ thoát) của website, trong khi đó chỉ số này vốn không nói lên được gì và cũng không gắn kết được nó với KPI chiến lược.

KPI chiến thuật đặt ra mà đạt được hết (mà còn vượt xa hạn mức) thì cái đó chưa chắc đã là tốt, mà có thể là bạn đặt mục tiêu quá dễ dàng và đánh giá mục tiêu không chính xác và do đó không đủ để giúp đạt được KPI chiến lược.

Bí quyết bán hàng: CHỐT SALES “BÁCH PHÁT BÁCH TRÚNG” VỚI 9 NHÓM KHÁCH HÀNG

Còn nếu KPI chiến thuật bạn đặt ra mà không đạt được và kém quá xa thì có thể bạn đang đối đầu với các vấn đề:

KPI chiến thuật được đặt ra quá tham vọng xa rời thực tế nên không thể đạt được. KPI ngoài mục đích để đo lường hiệu quả nó còn có thể hoạt động như một tác nhân có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến tâm lý nhân viên của bạn. Bạn sẽ không muốn họ cảm thấy quanh nắm suốt tháng không đạt được chỉ tiêu và làm việc kém hiệu quả?

Đội ngũ nhân viên của bạn yếu, không đủ khả năng đạt được KPI chiến thuật bạn đặt ra. Lúc này bạn cần coi lại cấu trúc team, các công việc mà họ đang thực hiện cũng như quy trình tuyển người từ đầu vào.

Vậy quan trọng nhất chính là KPI chiến thuật được đặt ra cho người thực thi phải thực sự phù hợp và bám sát với KPI chiến lược. Các KPI này là khi hoàn thành và đạt được phải tác động một cách tích cực và giúp doanh nghiệp, tổ chức đến gần hơn mục tiêu kinh doanh đề ra.

KPI với CloudPro CRM – công cụ hỗ trợ quản lý KPI hiệu quả

KPI ngày càng trở nên cần thiết với nhiều doanh nghiệp trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp của những nhà quản lý. Tuy nhiên, làm thế nào để có thể đánh giá và quản lý KPI trong doanh nghiệp một cách hiệu quả vẫn là câu hỏi khiến nhiều nhà quản lý phải đau đầu.

Hiểu được những trăn trở đó, OnlineCRM đã phát triển tính năng quản lý KPI ngay trên phần mềm CloudPro CRM với mục đích duy nhất là có thể biến CRM không chỉ là một phần mềm hỗ trợ tiếp thị, bán hàng và chăm sóc khách hàng mà còn là một trợ thủ đắc lực của nhà quản lý quản lý hiệu quả nhất doanh nghiệp của mình.

OnlineCRM giải pháp hỗ trợ quản lý khách hàng và bán hàng tối ưu

Tìm hiểu thêm về những lợi ích và khó khăn trong quá trình đánh giá KPI tại KPI – CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC (Phần 2) Tìm hiểu thêm về lợi ích của CRM qua bài viết CRM giúp doanh nghiệp tăng doanh thu như thế nào?