– Khái niêm: Tiền mặt của công ty (tiền Việt Nam) được bảo quản tại quỹ tiền mặt do thủ quỹ quản lý. Hàng ngày hoặc định kỳ công ty phải tổ chức kiểm kê tiền mặt để nắm chắc số hiện có, phát hiện ngay các khoản chênh lệch để tìm nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý.
+ Công ty luôn giữ một lượng tiền nhất định để phục vụ chi tiêu hàng ngày và đảm bảo cho hoạt động của công ty không bị gián đoạn. Tại công ty, chỉ những nghiệp vụ phát sinh không lớn mới thanh toán bằng tiền mặt.
+ Hạch toán vốn bằng tiền do thủ quỹ thực hiện và được theo dõi hàng ngày. Tiền mặt của công ty tồn tại chủ yếu dưới dạng đồng nội tệ và rất ít dưới dạng đồng ngoại tệ.
b/ Chứng từ, sổ sách sử dụng
+ Phiếu thu (Mẫu 01 – TT)
+ Phiếu chi (Mẫu số 02 – TT)
+ Bảng kê vàng bạc, đá quý (Mẫu số 07 – TT) (VD: DN lĩnh vực vàng bạc)
+ Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu số 08a – TT, 08b – TT)
+ sổ quỹ tiền mặt
+ Sổ kế toán chi tiết tiền mặt
+ Các sổ kế toán tổng hợp
Tài khoản TK 111 – Tiền mặ t: dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn của từng loại tiền mặt.
Phương pháp hạch toán tiền mặt tại quỹ
SƠ ĐỒ 1 – Phương pháp hạch toán tiền mặt là tiền Việt Nam
SƠ ĐỒ – Phương pháp hạch toán tiền mặt là ngoại tệ
1.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng
– Tiền gửi ngân hàng là các khoản tiền tạm thời nhàn rỗi của công ty đang gửi tại ngân hàng hoặc kho bạc hay công ty tài chính. Tiền gửi ngân hàng của công ty phần lớn được gửi tại ngân hàng để thực hiện phương thức thanh toán không dùng tiền mặt và an toàn, tiện dụng. Tiền gửi ngân hàng bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc và đá quý. – Đặc điểm + Lãi tiền gửi ngân hàng được hạch toán vào doanh thu hoạt động tài chính. + Tiền gửi ngân hàng được công ty sử dụng để thanh toán hầu hết các nghiệp vụ phát sinh từ nhỏ tới lớn. + Công ty phải thường xuyên đối chiếu giữa sổ kế toán tiền gửi ngân hàng của công ty với sổ phụ của ngân hàng. Nếu phát hiện chênh lệch phải tìm nguyên nhân để điều chỉnh ngay trong tháng.
b/ Chứng từ, sổ sách sử dụng
+ Giấy báo nợ, giấy báo có của Ngân hàng.
+ Sổ tiền gửi ngân hàng
+ Sổ kế toán chi tiết
+ Các sổ kế toán tổng hợp
Tài khoản TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng giảm các khoản tiền gửi của công ty tại ngân hàng, kho bạc, công ty tài chính.
Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp 2:
– TK 1121 Tiền Việt Nam: phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng bằng đồng Việt Nam
– TK 1122 Ngoại tệ: phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng bằng Ngoại tệ các loại đã quy đổi ra đồng Việt Nam.
– TK 1123 Vàng bạc kim khí quý: phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng.
Phương pháp hạch toán tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam
Phương pháp hạch toán tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ
1.3 Kế toán tiền đang chuyển
– Tiền đang chuyển là các khoản tiền của công ty đã nộp vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc đã gửi vào bưu điện để chuyển cho ngân hàng hoặc đã làm thủ tục chuyển từ TK tại ngân hàng để trả cho các đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ hay bản sao kê của ngân hàng.
– Đặc điểm: Tiền đang chuyển gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang chuyển trong các trường hợp sau: + Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào Ngân hàng; + Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho đơn vị khác; + Thu tiền bán hàng nộp thuế vào Kho bạc
b/ Chứng từ, sổ sách sử dụng
– Giấy nộp tiền
– Séc bảo chi
– Biên lai thu tiền
– Phiếu chuyển tiền
Kế toán tiền đang chuyển được thực hiện trên TK113 – Tiền đang chuyển
SƠ ĐỒ – Phương pháp hạch toán tiền đang chuyển
2. Kế toán các khoản thanh toán
2.1 Kế toán phải thu khách hàng
– Khái niệm: Tài khoản này dùng để phản ánh nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của công ty với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành.
b/ Chứng từ, sổ sách sử dụng
+ Hóa đơn GTGT liên 3;
+ Sổ chi tiết thanh toán với người bán;
+ Bảng tổng hợp chi tiết theo dõi cho từng đối tượng khách hàng.
+ Các sổ kế toán tổng hợp phải thu khách hàng.
Tài khoản sử dụng: Tài khoản TK 131 – Phải thu khách hàng
SƠ ĐỒ – Phương pháp hạch toán phải thu khách hàng
2.2 Kế toán phải thu nội bộ
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ và tình hình thanh toán cá khoản nợ phải thu của công ty với đơn vị cấp trên, giữa các đơn vị trực thuộc, hoặc các đơn vị phụ thuộc trong công ty độc lập, các công ty độc lập trong tổng công ty về các khoản vay mượn, chi hộ, trả hộ, thu hộ, hoặc các khoản mà công ty cấp dưới có nghĩa vụ nộp lên đơn vị cấp trên hoặc cấp trên phải cấp cho cấp dưới.
b. Chứng từ, sổ sách sử dụng
c. Tài khoản sử dụng Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ
– Số vốn kinh doanh đã giao cho đơn vị cấp dưới (bao gồm vốn cấp trực tiếp và cấp bằng các phương thức khác);
– Các khoản đã chi hộ, trả hộ đơn vị cấp trên, cấp dưới;
– Số tiền đơn vị cấp trên phải thu về, các khoản đơn vị cấp dưới phải nộp;
– Số tiền đơn vị cấp dưới phải thu về, các khoản cấp trên phải giao xuống;
– Số tiền phải thu về bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho đơn vị cấp trên, cấp dưới, giữa các đơn vị nội bộ.
– Thu hồi vốn, quỹ ở đơn vị thành viên;
– Quyết toán với đơn vị thành viên về kinh phí sự nghiệp đã cấp, đã sử dụng;
– Số tiền đã thu về các khoản phải thu trong nội bộ;
– Bù trừ phải thu với phải trả trong nội bộ của cùng một đối tượng.
Số nợ còn phải thu ở các đơn vị nội bộ.
Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ, có 2 tài khoản cấp 2:
– Tài khoản 1361 – Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc: Tài khoản này chỉ mở ở đơn vị cấp trên (Tổng công ty, công ty) để phản ánh số vốn kinh doanh hiện có ở các đơn vị trực thuộc do đơn vị cấp trên giao trực tiếp hoặc hình thành bằng các phương thức khác. Tài khoản này không phản ánh số vốn đầu tư mà công ty mẹ đầu tư vào các công ty con, các khoản này phản ánh trên Tài khoản 221 “Đầu tư vào công ty con”.
– Tài khoản 1368 – Phải thu nội bộ khác: Phản ánh tất cả các khoản phải thu khác giữa các đơn vị nội bộ.
SƠ ĐỒ – Phương pháp hạch toán phải thu nội bộ
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở các tài khoản TK 131, 133
b. Chứng từ, sổ sách sử dụng
Tài khoản TK 138 – Phải thu khác. Kết cấu tài khoản.
Tài khoản TK 138 có 2 tài khoản cấp 2:
+ TK 1381: Tài khoản thiếu chờ xử lý: phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ xử lý;
+ TK 1388: Phải thu khác: Phản ánh các khoản phải thu của đơn vị ngoài phạm vi các TK 131, 133, 1381 như: phải thu cổ tức, lợi nhuận, tiền lãi, cho vay, cho mượn tạm thời, khoản đi cầm cố, ký quỹ, ký cược; khoản bồi thường do mất tiền, tài sản
SƠ ĐỒ – Phương pháp hạch toán phải thu khác
2.4 Kế toán dự phòng phải thu khó đòi
Tài khoản 139 dùng để phản ánh tình hình trích lập, sử dụng và hoàn nhập khoản dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được vào cuối niên độ kế toán.
b. Chứng từ, sổ sách sử dụng
– Chứng từ sử dụng:
+ Hợp đồng kinh tế
+ Khế ước vay nợ
+ Bản thanh lý hợp đồng
+ Đối chiếu công nợ
K 139: Dự phòng phải thu khó đòi Kết cấu tài khoản:
Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
– Xoá các khoản nợ phải thu khó đòi.
Số dự phòng nợ phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Số dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ.
SƠ ĐỔ – Hạch toán phải thu khó đòi
2.5 Kế toán các khoản tạm ứng
Tài khoản này phản ánh các khoản tạm ứng của công ty cho người lao động trong đơn vị và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
b/ Chứng từ, sổ sách sử dụng
– Chứng từ sử dụng
+ Giấy đề nghị tạm ứng
+ Giấy thanh toán tạm ứng
+ Giấy đề nghị thanh toán
+ Bảng hoàn ứng
+ Biên lai thu tiền
– Sổ sách sử dụng
Tài khoản TK 141 : Tạm ứng Kết cấu tài khoản
SƠ ĐỒ – Phương pháp hạch toán tạm ứng
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tiền vay ngắn hạn và tình hình trả nợ tiền vay của doanh nghiệp, bao gồm các khoản tiền vay Ngân hàng, vay của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài công ty. Vay ngắn hạn là các khoản vay có thời hạn trả trong vòng một chu kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường hoặc trong vòng một năm tài chính.
b. Chứng từ, sổ sách sử dụng
– Chứng từ sử dụng
+ Giấy đề nghị vay vốn;
– Sổ sách sử dụng
Tài khoản TK 311 – Vay ngắn hạn
SƠ ĐỒ – Phương pháp hạch toán vay ngắn hạn
2.7 Kế toán phải trả người bán
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của công ty cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.
b. Chứng từ, sổ sách sử dụng
+ Hóa đơn GTGT liên 2
+ Sổ chi tiết thanh toán với người bán;
+ Bảng tổng hợp chi tiết theo dõi theo đối tượng.
+ Các sổ kế toán tổng hợp phải trả người bán
c. Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng: TK 331 – Phải trả người bán.
SƠ ĐỒ – Phương pháp hạch toán phải trả người bán