Text Trong Excel Là Gì / TOP 11 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 6/2023 # Top View

là một trong những tính năng trong excel giúp bạn thấy toàn bộ nội dung trong một ô khi dữ liệu bạn điền trong ô quá lớn khiến cho không thể hiện rõ đầy đủ nội dung bạn điền bên trong . sẽ giúp bạn đọc rõ toàn bộ nội dung bên trong ô một cách đầy đủ nhất. Hôm nay chúng tôi sẽ giới thiệu các bạn đến Wrap text trong excel là gì? Hướng dẫn sử dụng wrap text trong excel mới nhất

Warp text trong excel là gì ?

Khi nhập lượng dữ liệu quá lớn vào một ô, một trong hai trường hợp sau sẽ xảy ra:

Nếu cột bên phải trống thì chuỗi văn bản sẽ dẫn dài qua đường viền giữ các cột.

Nếu cột bên cần phải có chứa dữ liệu thì chuỗi văn bản sẽ bị cắt tại đường viên giữa hai cột đó.

Các bạn theo dõi ảnh chụp màn ảnh bên dưới:

Tính năng Excel wrap text sẽ làm bạn có thể hiển thị đầy đủ đoạn văn bản dài trong một ô mà không để nó tràn sang ô không giống. “Wrapping text” có nghĩa là hiển thị content văn bản ở dạng nhiều định dạng ngắn chứ không ở dạng một thể loại dài. Điều này cho phép bạn tránh được việc các cột bị ngắt chữ, tạo điều kiện cho văn bản easy đọc hơn và tiện dụng hơn khi in trang tính. thích hợp đó, nó cũng giúp chiều rộng của các cột trong trang tính được nhất quán.

Hình chụp màn ảnh bên dưới sẽ làm bạn hiểu rõ hơn:

mẹo 2: bấm Ctrl + 1 để xây dựng hộp thoại Format Cells (hoặc phải chuột vào các ô đã chọn rồi nhấp vào Format Cells) chuyển sang tab Alignment, lựa chọn Wrap Text, rồi bấm OK.

So với mẹo 1, mẹo 2 sẽ phải nhấp chuột nhiều hơn nhưng lại tiết kiệm được thời gian nếu bạn mong muốn cải thiện định một số dạng ô trong cùng một lúc, và ngắt thể loại chỉ là một trong những thay đổi bạn cần thực hiện.Lưu ý: Dù bạn dùng mẹo nào, dữ liệu trong các ô được lựa chọn đều có link với chiều rộng cột. Nếu bạn thay đổi chiều rộng cột việc tự động ngắt loại cũng sẽ refresh theo. hiệu quả của sự cải thiện được thể hiện qua hình chụp màn ảnh bên dưới:

Mẹo bỏ ngắt loại trong excel

Không những thế, bạn có thể nhấn Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells và xóa hộp tra cứu Wrap text trong tab Alignment.

Ngắt dạng theo loại thủ công

Đôi khi bạn sẽ muốn ngắt dòng ở một ví trí nhất định chứ k muốn sử dụng wrap text để ngắt dạng tự động. Để thực hiện ngắt loại theo phương pháp thủ công, bạn thực hiện như sau: lựa chọn ô có đoạn cần ngắt dạng rồi nhất F2 hoặc đúp chuột vào ô đó, hoặc nhấp vào thanh phương pháp. Đặt con trỏ ở chỗ muốn ngắt định dạng rồi nhất Alt+Enter (trong khi giữ phím Alt thì nhấn luôn Enter)

Tính năng Excel wrap text k hoạt động

Điều chỉnh chiều cao hàng của wrap text trong excel

Gộp ô:

tính năng wrap text trong excel k hoạt động đối với những ô được gộp với nhau, vì vậy bạn phải quyết định nhìn thấy tính năng nào cần thiết hơn trong một trang tính nhất định. Nếu bạn giữ tính năng gộp ô thì bạn đủ nội lực hiện thị văn bản bằng cách nới rộng cột. Nếu bạn lựa chọn chức năng wrap text thì phải bỏ tính năng gộp ô bằng hướng dẫn nhấp vào Merge & Center ở trên tab Trang chủ, mục Alignment.

Ô đang đủ rộng để hiển thị trị giá

Nếu bạn chăm chỉ để ngắt định dạng một ô vừa mới đủ độ rộng để hiển thị content thì sẽ k có tác dụng, ngay cả khi bạn thay đổi lại kích thước ô để ô nhỏ hơn kích thước dữ liệu. Để vận dụng được wrap text trong trường hợp này bạn tắt chế độ Excel Wrap Text rồi bật lại.

Để có thể vận dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ của Excel. Những hàm nâng cao giúp vận dụng tốt vào công việc giống như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH… Những tool thường sử dụng là Data validation, Conditional formatting, Pivot table…

Nguồn: https://blog.hocexcel.online/

Bài hướng dẫn này chỉ ra cách làm thế nào để chuyển định dạng số sang text trong Excel 2016, 2013 và 2010. Xem cách thực hiện với hàm TEXT trong Microsoft Excel với chức năng chuyển đổi định dạng số thành chuỗi kí tự. Tìm hiểu cách làm sao để chuyển text thành số với tùy chọn Format Cells và Text to Columns.

Vì sao cần phải thống nhất định dạng trong Microsoft Excel?

Khi bạn cần tìm kiếm một phần chứ không phải toàn bộ số liệu. Lấy ví dụ, bạn có thể cần tìm các con số có chứa 50, giống như 501, 1500, 1950…

Cần phải khớp thông tin hai ô bằng cách sử dụng hàm VLOOKUP hoặc hàm MATCH. Tuy nhiên, nếu như các ô này được định dạng khác nhau, Microsoft Excel sẽ không thể nào tìm thấy các giá trị giống hệt nhau để so sánh. Chẳng hạn, ô A1 được định dạng là chuỗi, còn ô B1 thì được định dạng là số. Bạn có thể nhìn thấy kết quả khi mà hàm IF trả về như hình ảnh bên dưới, lý do là hai ô này định dạng khác nhau nên Excel đã không thể cho ra kết quả chính xác. Đó là lý do vì sao định dạng của chúng cần được thống nhất với nhau.

Vấn đề tương tự cũng có thể xảy ra nếu các ô được định dạng là mã ZIP, số điện thoại, tiền tệ…

Ghi chú: Nếu bạn đang tìm cách chuyển đổi số thành chữ thì đó lại là một nhiệm vụ khác. chúng tôi sẽ giới thiệu với các bạn trong thời gian sắp tới.

Các chuyển định dạng số sang chuỗi trong Excel bằng hàm TEXT

Cách tốt nhất và dễ dàng nhất để chuyển định dạng số sang text trong Excel đó là sử dụng chức năng của hàm TEXT. Nó có thể biến một giá trị số thành chuỗi và cho phép lựa chọn cách hiển thị giá trị này. Điều này cực kỳ hữu ích khi bạn cần hiển thị số ở định dạng dễ đọc hơn, hoặc nếu như bạn muốn ghép các chữ số với hai định dạng Text hoặc Symbol lại với nhau. Hàm TEXT cho phép  bạn chuyển đổi một giá trị số thành định dạng chuỗi ký tự, và do đó nó không thể tính được kết quả của phép toán.

Nếu như bạn đã quá quen với việc sử dụng các công thức trong Excel, nó sẽ không là vấn đề gì khi bạn đang tìm hiểu cách sử dụng hàm TEXT.

Bước 1: Tạo thêm một cột phụ ở bên cạnh cột có các số cần định dạng. Trong ví dụ của tôi, đó là cột D.

Bước 2: Nhập công thức =TEXT(A2,0) vào ô B2. Trong công thức, A2 là địa chỉ ô đầu tiên có các số cần chuyển đổi.

Bước 3: Sao chép công thức xuống các ô bên dưới.

Bước 4: Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy cột phụ sẽ được định dạng căn chỉnh sang bên trái.

Bước 5: Bây giờ, bạn cần chuyển đổi công thức thành các giá trị trong cột mới. Hãy tô đậm tất cả các giá trị trong cột phụ.

Bước 6: Nhấn Ctrl + C để sao chép cột phụ. Sau đó sử dụng phím tắt Ctrl + Alt + V để hiển thị hộp thoại Paste Special.

Bước 7: Bên trong hộp thoại Paste Special, lựa chọn mục Values như trong hình ảnh bên dưới.

Bạn sẽ thấy một tam giác nhỏ xuất hiện ở góc trên cùng bên trái của mỗi ô trong cột trợ giúp của bạn, điều đó có nghĩa chúng chính là phiên bản Text của các số có trong cột dữ liệu chính của bạn.

Bây giờ bạn có thể xóa dữ liệu cột chính và đổi tên cột phụ cho khớp hoặc sao chép kết quả vào cột chính và xóa đi cột trợ giúp.

Chú ý: Tham số thứ 2 trong hàm TEXT của Excel cho biết số sẽ được định dạng như thế nào trước khi được chuyển đổi. Bạn có thể hiểu rõ hơn với các ví dụ bên dưới:

Kết quả của =TEXT(123.25,”0″) sẽ là 123. Kết quả của =TEXT(123.25,”0.0″) sẽ là 123.3. Kết quả của =TEXT(123.25,”0.00″) sẽ là 123.25.

Sử dụng tùy chọn Format Cells để chuyển số thành chuỗi

Nếu bạn muốn nhanh chóng chuyển định dạng số sang text trong Excel, hãy sử dụng tùy chọn Format Cells.

Bước 1: Chọn tất cả các giá trị số mà bạn muốn định dạng dưới dạng chuỗi.

Bước 2: Sau đó nhấp chuột phải vào chúng và chọn tùy chọn Format Cells từ danh sách các lựa chọn được hiển thị xổ xuống. Mẹo: Bạn cũng có thể hiển thị cửa sổ Format Cells bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + 1.

Bước 3: Trong cửa sổ Format Cells, lựa chọn Text trong tab Number và nhấn OK.

Thêm dấu nháy đơn để chuyển định dạng text sang số nhanh chóng

Nếu như bạn chỉ cần chuyển đổi 2 hoặc 3 ô trong Excel từ định dạng số sang chuỗi, hãy thử thêm dấu nháy đơn trước các con số. Điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng thay đổi định dạng số thành văn bản.

Đơn giản là bạn chỉ cần nhấp đúp vào một ô và nhập dấu nháy đơn trước con số.

Bạn sẽ nhìn thấy một hình tam giác ngược nhỏ được thêm vào ở trong góc của mỗi ô này. Đây tuy không phải là cách tốt nhất để thực hiển chuyển đổi số lượng lớn ô từ định dạng số sang chuỗi nhưng đây sẽ là cách làm nhanh nhất nếu bạn chỉ cần chuyển đổi định dạng từ số sang text của 2 hoặc 3 ô dữ liệu trong Excel.

Cách chuyển đổi định dạng text sang số với tùy chọn Text to Columns

Bạn có thể ngạc nhiên nhưng tùy chọn Text to Columns khá tốt trong việc chuyển text thành số trong Excel. Chỉ cần làm theo các bước bên dưới để xem tùy chọn này hoạt động như thế nào:

Bước 1: Chọn cột mà bạn đang muốn chuyển đổi từ số thành chuỗi trong Excel.

Bước 2: Điều hướng đến tab Data và nhấp vào biểu tượng Text to Columns.

Bước 3: Chỉ cần nhấn Next liên tục ở cho đến bước số 3. Tại đây, hãy chắc chắn bạn đã chọn nút Text như trong hình ảnh bên dưới.

Bước 4: Nhấn Finish để xem kết quả.

5

/

5

(

1

vote

)

Bài 5: Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu dạng Text trong Excel

Dữ liệu dạng chuỗi ký tự (Text) là dạng thường gặp và cũng thường mắc lỗi nhất trong quá trình nhập dữ liệu trên Excel. Nguyên nhân chủ yếu của việc này có thể kể ra như:

Thói quen xấu khi nhập xong hay thêm dấu cách thừa ở cuối ký tự. Về hiển thị chúng ta không thấy dấu cách thừa này, nhưng Excel đã hiểu việc có dấu cách hay không có dấu cách là khác nhau về nội dung của toàn bộ chuỗi ký tự trong ô.

Không cẩn thận trong việc nhập dữ liệu khiến nhập sai chính tả

Thiếu biện pháp kiểm soát quá trình nhập dữ liệu dẫn tới không biết nhập đúng hay sai, đặc biệt với những nội dung theo 1 danh sách cho trước.

1. Các kỹ thuật tìm lỗi ký tự Text

a. Sử dụng AutoFilter

Tương tự như cách sử dụng AutoFilter tìm lỗi ký tự dạng Date, Number thì AutoFilter cũng hỗ trợ chúng ta trong việc tìm lỗi ký tự Text. Dựa theo quy luật hiển thị dữ liệu dạng Text trong AutoFilter như sau:

Sắp xếp tự động theo thứ tự từ A đến Z

Mỗi nội dung giống nhau sẽ chỉ xuất hiện 1 lần trên bộ lọc tự động.

Dựa trên 2 đặc điểm này chúng ta có thể thấy dữ liệu Text bị sai thường là:

Lặp lại nhiều lần trên cùng 1 vị trí ký tự (không được gộp tự động)

Không nằm đúng vị trí thứ tự ký tự

Ví dụ như sau:

b. Sử dụng chức năng Conditional Formatting để so sánh nội dung trong bảng với 1 danh sách đã có

Giả sử ở đây chúng ta có 1 danh sách nhân viên tại cột G

Sử dụng Conditional Formatting để so sánh dữ liệu nhập vào ở cột B với dữ liệu ở cột G như sau:

Khi đó kết quả như sau:

Để làm ngược lại: Tên sai thì tô màu

Sửa công thức trong Conditional Formatting như sau:

=COUNTIF($G$2:$G$7,$B2)=0

Tức là: nếu không tìm thấy theo danh sách thì sẽ tô màu (Không tìm thấy tức là kết quả hàm COUNTIF = 0)

2. Các kỹ thuật sửa lỗi dữ liệu Text

Trước khi sửa lỗi dữ liệu, chúng ta cần tuân thủ 1 nguyên tắc: Copy dữ liệu rồi sửa trên bản Copy. Sau khi kiểm tra lại kết quả sửa đã hoàn thành thì mới Copy kết quả đúng trả về bảng dữ liệu.

Mục đích: Tránh việc mất dữ liệu gốc khi thao tác sửa chưa hoàn thiện sẽ không có căn cứ đối chiếu, so sánh.

a. Sử dụng Replace để loại bỏ ký tự thừa

Find what: Nhập ký tự cần xóa bỏ

Replace with: không nhập nội dung gì

Bấm Replace All

b. Sử dụng bộ lọc để lọc những lỗi phát hiện bởi Conditional Formatting

Sử dụng AutoFilter và tận dụng chức năng lọc theo màu để lọc những nội dung lỗi được phát hiện bởi chức năng Conditional Formatting đã trình bày ở trên: Sử dụng tính năng Lọc theo màu trong AutoFilter

c. Sử dụng Remove Duplicate để tạo danh sách không trùng

Theo nguyên tắc Dữ liệu đúng thì không xuất hiện 2 lần trong danh sách của AutoFilter nên chúng ta sẽ thực hiện như sau:

Bước 1: Sắp xếp danh sách cần sửa theo thứ tự từ A đến Z với công cụ Sort trong tab Data

Bước 2: Lọc bỏ các giá trị trùng với công cụ Remove Duplicate trong tab Data

Bài tiếp theo: Kỹ thuật loại bỏ giá trị trùng lặp trong danh sách

Ngoài ra Học Excel Online xin giới thiệu với các bạn ” Khóa học Excel từ cơ bản tới nâng cao dành cho người đi làm “. Đây là 1 khóa học rất đầy đủ kiến thức và bổ trợ rất tuyệt vời cho bạn trong việc làm quen với Excel, sử dụng các công cụ, các hàm trong Excel để đáp ứng yêu cầu công việc tổ chức, quản lý dữ liệu và lập báo cáo trên Excel.

Đang xem: Lỗi ref trong excel là gì

1. Ý nghĩa của lỗi #REF!

REF là tên viết tắt của từ Reference, tức là Tham chiếu. Do đó trong mọi trường hợp xuất hiện lỗi này đều hiểu là lỗi tham chiếu.

Một số nguyên nhân chủ yếu gây ra lỗi #REF!

Tham chiếu tới 1 file đang chưa được mở nên không tham chiếu được.Đối tượng cần tham chiếu không có trong vùng tham chiếu.Đối tượng cần tham chiếu bị mất bởi việc xóa cột, xóa hàng chứa đối tượng đó, do bị ghi đè bởi việc copy paste

2. Cách khắc phục một số trường hợp cụ thể

a. Tham chiếu bị mất bởi bị xóa, bị ghi đè

Trong ví dụ trên chúng ta thấy cột C chứa dữ liệu năm 2017 đã bị xóa, dẫn tới kết quả ở cột Tổng bị lỗi #REF! (bị mất tham chiếu ở cột năm 2017)

Việc này rất hay xảy ra bởi chúng ta hay có thói quen sử dụng thao tác Delete cả cột, cả hàng thay vì chỉ xóa dữ liệu trong cột, hàng đó.

Ngoài ra việc cut dữ liệu rồi paste trong Excel cũng gây ra lỗi tham chiếu khi chúng ta Paste đè vào 1 vùng dữ liệu khác đang được tham chiếu tới. Ví dụ như sau:

Sau khi thực hiện thao tác Cut và paste vào cột C thì xảy ra lỗi tham chiếu ở cột E

Cách khắc phục:

Nếu lỡ tay vừa thực hiện xong hành động trên thì chúng ta có thể bấm phím Ctrl + Z để hoàn tác (trở lại lúc trước khi thực hiện thao tác đó)Nếu phát hiện muộn, bạn có thể đóng file excel mà không lưu. Sau đó mở lại file.Một khi đã lưu file chứa lỗi tham chiếu thì không thể sửa lại được nữa. Lúc đó chúng ta đành phải tự rà soát lại dữ liệu và sửa lại bằng tay.

b. Tham chiếu không có sẵn, vượt quá phạm vi

Thường xảy ra khi chúng ta tham chiếu tới các đối tượng là col_index_num, row_index_num trong một số công thức vượt quá phạm vi vùng cần tham chiếu.

Ví dụ:

Trong bảng trên chúng ta thấy vùng A2:E4 chỉ có 5 cột, trong khi đó đối tượng Col_index_num trong hàm vlookup lại tính theo giá trị cột thứ 6, vượt quá phạm vi của vùng dữ liệu cần tham chiếu. Do đó kết quả trả về là lỗi #REF!

Cách khắc phục:

Sử dụng công thức tại đối tượng col_index_num hoặc row_index_num trong các công thức dò tìm, tham chiếu để tránh lỗi khi nhập bằng tay (kết quả công thức sẽ tự thay đổi khi bảng tham chiếu thay đổi). Ví dụ: Sử dụng hàm Match() để dùng cho row_index_num, dùng hàm column() để dùng cho col_index_numSửa lại bằng tay nếu như bạn không biết dùng các hàm ở trên

c. Tham chiếu tới 1 file đang đóng

Thường xảy ra khi sử dụng hàm Indirect để tham chiếu tới 1 đối tượng bên ngoài workbook đang làm việc và workbook được tham chiếu đang đóng.

Cách khắc phục:

Mở Workbook được tham chiếu hoặc thay đổi phương pháp tham chiếu (không sử dụng hàm Indirect mà thay bằng hàm khác ít gặp lỗi hơn)

Như vậy là chúng ta đã có thể hiểu rõ về lỗi #REF! trong Excel rồi. Hy vọng là chúng ta sẽ tránh được việc xảy ra lỗi này cũng như nếu gặp phải lỗi này thì chúng ta cũng có thể biết cách sửa được nó.