ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ NGÀNH CTXH
Câu 1: Hãy phân tích mục đích, tầm quan trọng của Quản trị ngành công tác xã hội?
Khái niệm QT CTXH
QT CTXH là phân phối các nguồn tài nguyên xã hội và các dịch vụ xã hội giúp con người đáp ứng nhu cầu của họ và phát triển tiềm năng của bản thân. Là việc cung cấp, điều phối các dịch vụ cho thân chủ và điều phối các nguồn tài nguyên.
Mục đích của QT CTXH
Nâng cao trách nhiệm của NVCTXH trong một tổ chức và nâng cao trách nhiệm của cơ quan tổ chức hoạt động CTXH. Trong đó:
+ Đối với nhân viên (người trực tiếp cung cấp dịch vụ): thực hiện trách nhiệm là người kết nối, điều phối, khảo sát, lượng giá, báo cáo.
+ Đối với lãnh đạo và cả tổ chức: thực hiện điều tra, nghiên cứu nhu cầu của khách hàng, tìm kiếm nguồng lực, xây dựng và giải trình kế hoạch của cơ sở với cấp trên, cấp trách nhiệm chăm lo đời sống cho nhân viên, đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn, huấn luyện cho nhân viên, tạo điều kiện cho họ nâng cao năng lực chuyên môn.
Khai thác tối ưu nguồn nhân lực, vật lực, tài lực.
Sử dụng nguồn lao động hợp lý.
Nói tóm lại, mục đích của QT CTXH là nhằm gắn trách nhiệm của cá nhân với tổ chức và ngược lại, đồng thời quản trị làm cho các bên tham gia vào hoạt động dịch vụ xã hội, trợ giúp con người thực hiện tốt các cam kết của họ trong việc sử dụng và quản lý các nguồn lực của cơ quan, tổ chức và cá nhân 1 cách có hiệu quả.
Tầm quan trọng của QT CTXH
QT CTXH là công cụ giúp NVCTXH thực hành chức năng quản trị tại các cơ sở dịch vụ hỗ trợ con người một cách hiệu quả hơn.
QT CTXH giúp định hướng rõ ràng hơn các chính sách, tiêu chuẩn nghề nghiệp cho người cán sự xã hội và ngành CTXH.
QT CTXH thực hành là công cụ để thực thi các nguyên tắc, quy trình về quản lý ca, làm việc nhóm và tổ chức cộng đồng tại các cơ sở thực tiễn một cách hiệu quả.
QT CTXH giúp ngăn ngừa các động cơ sai lệch, góp phần làm trong sạch và lành mạnh đạo đức nghề nghiệp của người cán sự xã hội.
Nói tóm lại, QT CTXH có tầm quan trọng đặc biệt đối với ngành CTXH nói riêng và quản lý xã hội nói chung. Trong quá trình tiến hành QT CTXH cần kết hợp với các phương pháp như hoạch định, thuyết phục, điều tra, tổ chức,… để có thể đạt được những mục tiêu đã đặt ra 1 cách hiệu quả nhất.
Câu 2: Phân tích các nguyên tắc hành động của nhà quản trị trường hợp? Cho ví dụ thực tế minh họa.
Các nguyên tắc hành động của NQT trường hợp
Gồm 8 nguyên tắc:
Nguyên tắc chấp nhận, tin tưởng lẫn nhau
Chấp nhận, tin tưởng các đồng nghiệp, nhân viên trong tổ chuwcsm lãnh đạo trong cộng đồng, chấp nhận thân chủ của mình.
Nhà quản trị (NQT) phải thiết lập mục đích, tiêu chuẩn, hướng dẫn cho các nhân viên.
NQT hỗ trợ, lôi cuốn từng đối tượng của mình vào vị trị của họ, cho họ thấy tầm quan trọng của bản thân họ.
Có niềm tin đối với nhân viên, nhưng phải đưa ra yêu cầu đối với họ.
Luôn gần gũi với nhân viên, đồng nghiệp cũng như lãnh đạo, cấp trên trong tổ chức.
Nguyên tắc động viên, khích lệ nhân viên
Gần gũi, quan tâm đến kết quả hoạt động của các nhân viên và cảm nhận 1 cách đầy đủ về thành tích của họ.
Làm cho cấp dưới cảm thấy họ là người quan trọng trong công việc của chính họ.
NQT phải hiểu mong muốn, nguyện vọng chính đnags của nhân viên.
Phản ánh trung thực, kịp thời những vướng mắc ở cơ sở với nhà quản trị cấp cao hoặc nhà lãnh đạo cộng đồng để giúp nhân viên triển khai các công việc hiệu quả.
NQT phải biết tự chăm sóc bản thân
NQT cố gắng sống 1 cuộc sống cân bằng về tình cảm và thể chất bao gồm: công việc, nghỉ ngơi, vui vẻ và tinh thần thoải mái. Phải biết sắp xếp và bố trí chúng thật thân.
Nguyên tắc sự tham gia dân chủ
Khích lệ, tôn trọng ý kiến của nhân viên cũng nhữ của những người khác.
Cho phép sự khác biệt và sai lầm, nhưng pahir đặt ra yêu cầu đối với nhân viên.
Giúp đỡ, hướng dẫn họ sửa chữa sai phạm trong công việc, nghiệp vụ.
Tạo không khí làm việc thoải mái cho nhân viên, đặt ra nhiều phương hướng phấn đấu để họ thực hiện.
Tính hoạch định
Hoạch định là 1 tiến trình trong đó NQT xác định và lựa chọn những mục tiêu của tổ chức, vạch ra những hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu đó.
NQT cần xây dựng các mục tiêu cá nhân, xây dụng mục tiêu tổng quát, mục tiêu cụ thể. Liệt kê các vấn đề rồi chuyển chúng thành các mục tiêu.
NQT phải hướng dẫn nhân viên cấp dưới lập kế hoạch để hoạt động có kết quả, có tính khả thi. Trong quá trình đó cần kết hợp giữa kiểm tra, giám sát với động viên, khích lệ nhân viên.
NQT so snahs, đối chiếu, đo lường các mục tiêu. Phải tiến hành dự kiến, thăm dò để lựa chọn được phương án thích hợp, hiệu quả nhất để thực hiện mục tiêu.
NQT phải đưa ra được các quyết định phù hợp.
Tính tổ chức
+ Tổ chức:
Là tập hợp nhiều người 1 cách có ý thức để hình thành mục tiêu chung.
Các thành viên tham gia các hoạt động của tổ chức với tinh thần trách nhiệm rõ ràng, đồng thời cũng ý thức được quyền lợi của mình.
Trong 1 tổ chức bao giờ cũng có mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể, để từ đó, mọi người phấn đấu vì mục tiêu chung.
Cơ cấu tổ chức: là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị nhỏ trong tổ chức thành 1 thể thống nhất, xác lập mối quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành giữa các cá nhân và đơn vị nhằm thiết lập 1 môi trường thuận lợi để đạt mục tiêu chung.
Tính tổ chức của NQT là phải biết truyền thông để đạt được thông tin nhiều chiều.
+ Sự ủy quyền:
NQT phải biết ủy quyền, không độc đoán, không ôm đồn công việc. Quyền hạn được giao phó cho nhân viên, nhưng phải có trách nhiệm rõ ràng với các nhân viên, phải giám sát, kiểm tra, quản lí chặt chẽ.
+ Ra quyết định xác tín:
NQT phải biết ra quyết định một cách chính xác. Phải sắp đặt các sự kiện, xem xét cẩn thận các phương án, chọn phương án phù hợp, dự kiến trước kết quả của mỗi phương án rồi mới quyết định thực hiện.
Truyền thông, giao tiếp cởi mở
Trong giao tiếp, NQT phải biết lắng nghe tốt (bằng tai, mắt và cả trái tim) để hiểu được suy nghĩ, cảm xúc, sự lo lắng, thiếu tự tin,… của nhân viên, từ đó giúp họ bộc lộ và chia sẻ những khó khăn, tâm tư 1 cách cởi mở.
Cách thức truyền thông, giao tiếp phải thông đạt, dễ hiểu, văn phong trong sáng, phù hợp với từng đối tượng.
NQT phải thực hiện được truyền thông 2 chiều, cởi mở.
Sáng tạo, linh hoạt
Là người đi tiên phong trong thiết lập chính sách, các phương pháp và thủ tục cải thiện dịch vụ tại cơ sở, NQT phải luôn sáng tạo.
NQT cần có thái độ thực tế, hành động linh hoạt để kích thích sự sáng tạo và linh hoạt của nhân viên trong tổ chức.
Ví dụ thực tế minh họa
Ví dụ: NQT cấp cao, Giám đốc của Trung tâm nuôi dưỡng, bảo trợ xã hội Hải Phòng tại xã Thái Sơn, huyện An Lão: Bác Vũ Quang Huy. Trong thời gian từng thực tập tại trung tâm, em đã thấy được quá trình làm việc tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc của bác.
Là NQT cấp cao, là lãnh đạo, Giám đốc của trung tâm, bác luôn tuân thủ các nguyên tắc hành động của NQT trường hợp, cụ thể:
+ Luôn chấp nhận, tin tưởng nhân viên cấp dưới của mình là các cán bộ, nhân viên ở trung tâm.
+ Trong quá trình làm việc, bác tuân thủ nguyên tắc tính tổ chức, hoạch định kết hợp với truyền thông, giao tiếp cởi mở và động viên, khích lệ nhân viên: Bác là người lên kế hoạch, vạch ra các mục tiêu chung, mục tiêu cụ thể cho nhân viên, sắp xếp hệ thông các cán bộ, nhân viên theo 1 hệ thống có sự thống nhất, quản lí chặt chẽ từ trên xuống dưới. Bác đưa ra các kế hoạch về dịch vụ hỗ trợ, chăm sóc cho người già neo đơn trong trung tâm, phổ biến, giải thích về kế hoạch cho các cán bộ, nhân viên một cách cụ thể, dễ hiểu, đồng thời động viên, khích lệ những nỗ lực, cố gắng của họ.
+ Tuân thủ nguyên tắc sự tham gia dân chủ: trong các cuộc họp, bác luôn lắng nghe ý kiến của nhân viên, tôn trọng sự tự do ý kiến, dân chủ của họ, lắng nghe những mong muốn, nguyện vọng cũng như các đề bạt, kiến nghị của họ…..
Câu 3: Phân tích tiến trình hoạch định trong quản trị công tác xã hội. Vận dụng tiến trình hoạch định trong trường hợp cụ thể.
Tiến trình hoạch định trong QT CTXH
Gồm 8 bước:
Tìm hiểu và nhận diện vấn đề
Nhìn nhận được 1 cách toàn diện, chính xác những vấn đề bức xúc của tổ chức.
Xác định được đúng đắn mục đích đạt được trong tương lai.
Xác định được điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức.
Dự đoán khả năng xuất hiện các cơ hội cũng như những nguy cơ. Dự đoán sớm các cơ hội lớn và quan trọng đối với tổ chức của mình.
Thiết lập các mục tiêu
NQT phải thiết lập được mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể. Trong đó:
+ Mục tiêu tổng quát: là mục tiêu xác định trong thời gian lâu dài, phạm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và sự tồn tại của tổ chức.
+ Mục tiêu cụ thể: là mục tiêu xác định trong những khoảng thời gian ngắn hạn (tuần/tháng/quý/năm), nội dung xác định các nhiệm vụ cụ thể để hướng tới thực hiện mục tiêu tổng quát.
Xem xét tài nguyên và cơ sở khách quan
Tài nguyên gồm:
+ Nguồn nhân lực (con người, nhân sự).
+ Cơ sở vật chất (văn phòng, phòng chức năng, vườn, nhà xưởng,…).
+ Trang thiết bị.
+ Các bên liên làm chính sách, các tổ chức, doanh nghiệp,…).
+ Các điều kiện khách quan khác: chính sách, điều kiện kinh tế-xã hội, chính trị, ANQP.
+ Cộng đồng mà cơ sở đó tồn tại.
NQT phải liệt kê được các nguồn tài nguyên của tổ chức mình. Xem xét xem nguồn tài nguyên nào có thể cung cấp thành dịch vụ. Từ đó có kế hoạch để khai thác tài nguyên hợp lí.
Xác định phương án có khả năng thực hiện
Cần xác định được nhiều phương án khác nhau.
NQT phải dự phòng nhiều phương án để giải quyết tình huống phức tạp. Các phương án bao gồm:
+ Phương án tối ưu: là phương án có khả năng thực thi cao, giải quyết được những vấn đề nổi cộm, bức xúc của tổ chức ngay và mang lại những hiệu quả có thể nhìn thấy ngay, đồng thời có chi phí tiết kiệm, thấp hơn những phương án khác, huy đông được các nguồn lực 1 cách tối ưu, nguồn lực tham gia gặp nhiều thuận lợi, ít vướng mắc.
+ Phương án dự phòn: là phương án thứ 2 hay phương án thực hiện sau phương án tối ưu, để phòng những tình huống xấu, cho phép NQT và tổ chức của họ có thể đi đến đích ngay của NQT và hệ thống.
Lập cả phương án tối ưu và phương án dự phòng là điều kiện bắt buộc NQT phải thực hiện trong quá trình hoạch định.
Dự báo và so sánh các phương án.
Dự báo là xem xét về mặt lý thuyết tính khả thi và kết quả của các phương án.
So sánh các phương án: xem xét tất cả các phương án tối ưu và dự phòng:
+ Xem xét điểm mạnh của từng phương án (tính khả thi, thời gian thực hiện dài hay ngắn, chi phí thực hiện cao hay thấp, nguồn lực tốn nhiều hay ít,…).
+ Xem xét điểm yếu (mức độ khó khăn khi thực hiện).
+ Xem xét các tiền đề (phương án đó khi thực hiện có cơ sở pháp lí, văn bản, chính sách nào đảm bảo cho nó hay không, có nguồn tài nguyên hay không,…).
+ Xem xét các mục tiêu cần đạt được (những mục tiêu đạt được có ảnh hưởng gì đến tổ chức cũng như xem xét tầm quan trọng của việc thực hiện mục tiêu).
Lựa chọn phương án tối ưu
Các phương pháp để lựa chọn phương án tối ưu:
+ Thực nghiệm: NQT sử dụng phương án tối ưu đưa vào thực nghiệm ở phạm vi hẹp, từ đó đánh giá hiệu quả của phương án vào kinh nghiệm: đòi hỏi NQT phải có nhiều kinh nghiệm, dựa vào những các đã thành công trong quá trình hành nghiên cứu và phân tích: nghiên cứu và phân tích những cái người ta đã làm, đã tiến hành. Xem xét những thành công, thất bại và nguyên nhân dẫn đến sự thành công, thất bại đó.
+ Phương pháp mô hình hóa:
Mượn mô hình đã được thực hiện có hiệu quả tốt, điều chỉnh cho phù hợp và đưa vào thực hiện.
Tự nghiên cứu, xây dựng trên lý thuyết mô hình rồi đưa vào thực nghiệm trong tổ chức.
+ Phương pháp xác định và sắp xếp các vấn đề ưu tiên, xem xét mức độ nghiêm trọng của vấn đề nếu không được giải quyết.
Lập kế hoạch hỗ trợ
Trong 1 bản kế hoạch để thực hiện các phương án bao giờ cũng phải đảm bảo có cả kế hoạch chính và kế hoạch bổ sung.
+ KH chính: là KH được đưa vào thực hiên ngay, sát với thực tế, dễ thực hiện, đảm bảo mang lại hiệu quả ngay.
+ KH bổ sung: là KH hỗ trợ cho KH chính, có tính mềm dẻo, linh hoạt cao, có thể được lấy ra bất kì lúc nào.
Lập ngân quỹ và các chi phí thực hiện
Lập kế hoạch chi phí tài chính (chi tiết, cụ thể)
Lập kế hoạch khai thác các nguồn lực. Phải lượng giá được các nguồn lực để đảm bảo sự thành công của KH, xem xét khả năng có thể thực hiện được của dịch vụ.
Vận dụng tiến trình hoạch định trong trường hợp cụ thể
Lấy ví dụ một tổ chức y tế tỉnh Hà Giang tổ chức chương trình khám bệnh cấp thuốc miễn phí cho đồng bào dân tộc thiểu số thuộc xóm Ma Lé nằm gần đỉnh Lũng Cú thuộc huyện Đồng Văn, tỉnh Hà Giang.
Dựa theo các bước trên.
Câu 4: Trình bày hiểu biết của mình về ghi chép trong quản trị trường hợp. Cho ví dụ minh họa.
Ghi chép trong QTTH
Tầm quan trọng của việc ghi chép
Ghi chép để có được thông tin về đối tượng.
Lưu giữ được những thông tin của đối tượng, để lấy đó làm cơ sở, căn cứ so sánh, đối chiếu, hành động, có được nền tảng chắc chắn.
Ghi chép trong QTTH là 1 trong những căn cứ để cùng với các căn cứ khác giúp NQT đưa ra ý kiến, quyết định hành động.
Những nội dung cơ bản cần ghi chép trong QTTH
Các nội dung của ghi chép ở mỗi bước trong QTTH có sự khác biệt:
Khi tiếp nhận đối tượng
Cần ghi chép các thông tin về nguồn cung cấp đối tượng cho NQT.
Ghi chép những thông tin cơ bản ban đầu về đối tượng (tên, tuổi, giới tính, tình trạng [sức khỏe thể chất, sức khỏe tinh thần, tổn thương]).
Đối tượng thuộc nhóm nào? (căn cứ vào độ tuổi, khó khăn họ đang gặp phải để phân loại nhóm đối tượng).
Thông tin về người báo tin và thông tin về 1 số giấy tờ tiếp nhận cùng đối tượng.
Đánh giá sơ bộ và các biện pháp can thiệp
Ghi chép thông tin đầy đủ hơn về đối tượng.
Ghi chép lại mức độ tổn thương của đối tượng và những nguy cơ đối tượng đang và sẽ gặp phải, cũng như những điểm lợi, điểm xấu.
Khi thu thập thông tin và đánh giá toàn diện
Ghi chép lại thông tin chính xác, chi tiết về đối tượng.
Thông tin chi tiết về:
+ Bản thân đối tượng.
+ Môi tường sống của đối tượng (gia đình, hàng xóm).
+ Những hỗ trợ, chính sách mà đối tượng đã và đang được thụ hưởng.
+ Ghi chép lại những thông tin, yếu tố tác động đến việc chăm sóc đối tượng cả trong quá khứ và hiện tại.
+ Ghi chép lại những đánh giá về mức độ tổn thương của đối tượng.
+ Đánh giá toàn bộ nhu cầu của đối tượng,
+ Nhận xét của nhân viên QTTH.
Khi xây dựng kế hoạch
Ghi chép tóm tắt lại vấn đề của đối tượng (tổn thương mặt nào, mức độ ra sao, biểu hiện ntn?).
Ghi chép nhũng nhu cầu của đối tượng cần đáp ứng.
Các mục tiêu quản lý.
Ghi chép khung kế hoạch.
Triển khai kế hoạch
Ghi chép lại các hoạt động trong kế hoạch.
Kết quả thực hiện các hoạt động.
Đề xuất ý kiến.
Lấy ví dụ minh họa 1 đối tượng cụ thể, tiến hành ghi chép các nội dung theo 5 bước trên.
Các loại ghi chép cơ bản
Ghi chép phúc trình
NV CTXH cần ghi chép lại toàn bộ những gì nghe được và quan sát giống như 1 chiếc máy video. Hầu hết các ghi chép phúc trình đều sử dụng các trích dẫn trực tiếp.
Chú ý:
+ Đòi hỏi sự tập trung cao độ.
+ Hầu hết các thông tin thu được phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của đối tượng.
Ưu điểm: thông tin tỉ mỉ, chi tiết, tự nhiên, trực tiếp.
Nhược điểm: tốn nhiều thời gian, phụ thuộc vào ý kiến chủ quan.
Ghi chép mô tả sơ bộ
Là 1 trong những loại ghi chép được sử dụng phổ biến trong ghi chép của cơ quan bao gồm bản tóm tắt tiến trình can thiệp, các buổi làm việc với đối tượng, các buổi quan sát hiện trường.
Cách tiến hành:
+ Ghi chép theo trình tự time.
+ Sử dụng mẫu văn tường thuật là chủ yếu.
+ Ghi chép tại hiện trường.
+ Độ dài việc theo đặc điểm của đối tương.
+ Đòi hỏi phải đến hiện trường.
+ Có tư duy và diễn đạt cảm xúc, từ ngữ chính xác.
+ Có sự chuyển biến nhạy cảm, đảm bảo độ chính xác.
Ưu điểm: là 1 trong những căn cứ để đánh giá tinh thần trách nhiệm của NV CTXH đối với công việc, thái độ làm việc. Là căn cứ để lập KH can thiệp với trường hợp và là căn cứ để NQT ca theo dõi, cập nhật thông tin 1 cách có hệ thống.
Nhược điểm: chưa có mẫu để ghi chép mô tả sơ bộ, Quá trinhg ghi chép phụ thuộc vào chủ quan của người ghi chép.
Ghi chép định hướng theo vấn đề
Ghi chép được
Ghi chép được vấn đề của đối tượng (ghi chép 1 cách đầy đủ, ghi theo danh sách các vấn đề, phải đánh dấu stt ưu tiên vấn đề cần giải quyết trước, với những vấn đề đã được giải quyết cần bổ sung thêm vấn đề mới).
Ghi chép được kế hoạch can thiệp (ghi rõ các nguồn lực đã kết nối và khai thác để giải quyết vấn đề).
Ghi chép vấn đề theo mẫu C – K – Đ – K, trong đó:
+ C: Thông tin chủ quan.
+ K: Thông tin khách quan.
+ Đ: Đánh giá (sàng lọc rồi đánh giá).
+ K: Kế hoạch.
Mỗi loại ghi chép có ưu nhược điểm khác nhau, NV CTXH phải biết phối hợp chúng để sử dụng hợp lí, giúp ghi chép đạt hiệu quả tốt nhất.
Câu 5: Phân tích các kỹ năng cơ bản của nhà lãnh đạo trong quản trị công tác xã hội. Liên hệ thực tế.
Các kỹ năng cơ bản của NLĐ trong QT CTXH
Kỹ năng kiểm soát cảm xúc
Được thể hiện là NLĐ làm chủ bản thân trong nhiều tình huống khác nhau. Trong quá trình lãnh đạo nhân viên họ biết chế ngự:
+ Sự bốc đồng, nóng nảy.
+ Sự bức tức.
+ Lạnh lẽo.
Phải thể hiện, giữ thái độ bình tĩnh, tự tin, điềm đạm trong mọi tình huống.
Yêu cầu:
+ NLĐ phải là người chín chắn, phải biết lập kế hoạch 1 cách phù hợp, đưa ra quyết định phù hợp.
+ NLĐ phải biết tổ chức, thực hiện 1 cách kế hoạch.
+ NLĐ phải có tính quyết đoán, sự kiên nhẫn, phải biết suy nghĩ và tiếp cận những cái mới để đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn.
+ Đối với những sai sót của đồng nghiệp thì không nên nóng vội, nhận xét, cần bình tĩnh lắng nghe và tôn trọng ý kiến của nhân viên.
+ Biết can đảm đối mặt với sự thật, nói rõ những quan điểm, suy nghĩ của mình, nói rõ sự kiên nhẫn trước những khuyết điểm chỉ có giới hạn.
+ Cần bám sát các nguyên tắc của tổ chức để giải quyết hài hòa mục tiêu của các nhân và tập thể.
Ví dụ: Tại phòng LĐ TB&XH quận K, bác A tới phàn nàn, khiếu nại về vấn đề bằng Tổ quốc ghi công được cấp cho gia đình bác bị ghi sai tên liệt sĩ, bác nóng giận, to tiếng với nhân viên trong phòng, yêu cầu gặp lãnh đạo của phòng. NLĐ là trưởng phòng LĐ TB&XH quận K tới gặp bác, bị bác luôn miệng trách mắng trước mặt nhân viên. Tuy nhiên, trong trường hợp này, NLĐ phải quán triệt kỹ năng kiểm soát cảm xúc:
NLĐ phải bình tĩnh, điềm đạm, thể hiện phong thái tự tin, chuyên nghiệp, lịch sự mời bác về phòng làm việc trình nói chuyện, NLĐ phải kiên nhẫn lắng nghe cũng như giải thích vấn đề cho bác A. Đương nhiên, đối với sai sót của nhân viên thuộc về trách nhiệm của tổ chức, NLĐ phải chịu trách nhiệm, có lời xin lỗi bác, đưa ra lời hứa sẽ phối hợp với nhân viên điều chỉnh lại những sai sót này, hy vọng bác vẫn tiếp tục đạt niềm tin vào tổ chức.
Kỹ năng quản lý thời gian
Chủ động và sử dụng hợp lý, hiệu quả và xây dựng được kế hoạch quỹ thời gian trong công việc.
Yêu cầu:
+ NLĐ phải là người coi trọng giá trị thời gian, phải hiểu được thời gian không phải của riêng mình mà còn là của những người khác.
+ NLĐ phải biết lập kế hoạch 1 cách cụ thể về các hoạt động trong thời gian.
+ Phải biết liệt kê các công việc theo thứ tự ưu tiên. Những công việc bức xúc, nổi cộm đưa lên đầu.
+ Cần quản lý thời gian với 3 quan điểm:
Quản lý thời gian là hoạt động kiểm soát các sự kiện.
Sự phù hợp tương ứng cho sự cân bằng, hài hòa và thích hợp.
Sự tập trung quyền lực là khả năng tập trung hoàn thành những ưu tiên thiết yếu nhất.
Ví dụ: Giám đốc của bệnh viện A, là NLĐ cấp cao, cần quán triệt kỹ năng quản lý thời gian như sau:
GĐ phải lập ra kế hoạch hoạt động cho cả 1 năm, cụ thể phải lập kế hoạch chi tiết cho từng quý, từng tháng trong quý.
Quý 1: Tổ chức lại cơ cấu nhân sự (ghi chú rõ thời gian lựa chọn lại lãnh đạo cấp trung). Trong tháng 1 của quý phải ổn định lại tổ chức, tiến hành bước đầu các hoạt động của bệnh viện (ghi chú ngày tháng…), tháng 2 (ghi rõ các hoạt động,…)
Tương tự như trên, NLĐ phải lập ra kế hoạch hoạt động cho toàn bệnh viện trong năm mới, và công bố kế hoạch minh bạch, rõ ràng đến các nhân viên.
Kỹ năng thỏa hiệp
Thể hiện là NLĐ luôn có sự lắng nghe người khác và sẵn sàng có sự nhượng bộ khi nhận ra những sai lầm, bất lợi cho quan điểm, ý kiến hoặc kế hoạch của mình. Họ vì lợi ích của tổ chức mà gạt bỏ đi những bất đồng, mâu thuẫn với nhân viên.
Ví dụ: Bác sĩ trưởng khoa Nhi của bệnh viện A, trong quá trình lập kế hoạch hoạt động trong tháng cho khoa, vẫn còn những thiếu sót, chưa tính đến sự phối hợp với khoa sản của bệnh viện, trong cuộc họp được sự góp ý của nhân viên cấp dưới và đồng nghiệp cùng cấp (bác sĩ trưởng khoa sản), bác sĩ trưởng khoa nhi đã nhận trách nhiệm sai lầm thiếu sót của bản thân, thỏa hiệp, nhượng bộ với đề xuất sửa đổi bản kế hoạch NLĐ.
Kỹ năng ngoại giao
Thể hiện mối quan hệ giữa NLĐ đối với nhân viên và đồng nghiệp trong tổ chức và mối quan hệ giữa NLĐ với những NLĐ trong cộng đồng.
Yêu cầu:
+ NLĐ cần tạo điều kiện để nhân viên được đóng góp vào việc xây dựng mục tiêu, nhu cầu, chính sách của cơ sở, không đấu tranh với nhân viên mà cố gắng khích lệ nhân viên hơn là ra lệnh với nhân viên.
+ Không dùng những ngôn từ có câu nói làm giảm sự tích cực, tinh thần làm việc vì tập thể của nhân viên, nên dùng những câu động viên.
Ví dụ: NLĐ giỏi ít dùng ngôn từ như: “Tôi đúng”, “bạn sai”, “tôi sẽ chỉ cho bạn thấy” mà nên dùng: “Tôi không chắc về điều này”, “Bạn nghĩ thế nào về lời đề nghị của tôi?”, “Bạn nghĩ câu trả lời tốt nhất là gì?”…
Kỹ năng ứng biến
Là khả năng ứng phó linh hoạt của NLĐ trước những tình huống vô cùng đa dạng, diễn biến phức tạp của công việc.
Yêu cầu:
+ NLĐ phải luôn có khả năng sáng tạo, tìm tòi cái mới và ứng biến kịp thời với những thách thức của nhiệm vụ chuyên môn.
+ NLĐ không được bảo thủ, không được cứng nhắc, phải bình tĩnh để phát hiện tình hình, tìm ra cái mới, con đường đi riêng, đúc kết kinh nghiệm.
+ NLĐ cần lắng nghe và phân tích 1 cách thấu đáo để đưa ra những phương pháp hay ý tưởng mới để đạt được những thành tích cao hơn.
Ví dụ: Là NLĐ – GĐ cơ sở bảo trợ xã hội A, phải quán triệt kỹ năng ứng biến. Cụ thể, trong quá trình xây dựng kế hoạch hoạt động trong năm mới cho cơ sở, đã nghiên cứu rất nhiều tài liệu, các chương trình chính sách mới của nhà nước có sự hỗ trợ cho đối tượng ở trung tâm mình, đã vận dụng vào kế hoạch 1 cách sáng tạo. Trong quá trình họp công bố kế hoạch, GĐ cơ sở luôn tôn trọng, lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên, từ đó phân tích thấu đáo, đưa ra kết luận và đề xuất ý tưởng mới bổ sung vào để hoạch để pháp mới đạt giúp việc chăm sóc đối tượng ở trung tâm đạt hiệu quả cao.
Câu 6: Trình bày hiểu biết của mình về hồ sơ, lưu trữ hồ sơ trong quản trị trường hợp. Cho ví dụ minh họa.
Hiểu biết về hồ sơ và lưu trữ hồ sơ (HS)
Các khái niệm
HS là các 1 vụ việc hay 1 vấn đề nào đó, qua đó nói lên kết quả đạt được hoặc cung cấp bằng chứng về các hoạt động đã thực hiện được tập hợp lại 1 cách hệ thống.
Tài liệu: là các loại văn bản dùng làm căn cứ để xử lí, giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của 1 cơ quan, đơn vị nhất định.
Báo cáo: là 1 văn bản kê khai, mô tả cụ thể về sự việc, vấn đề nghiên cứu, thường là chính thức bằng văn bản. BC phải căn cứ vào HS, nghiên cứu và điều tra chính xác vấn đề, sự việc đã xảy ra để thực hiện công việc của nhân viên trong thực tế.
+ Những đặc điểm của 1 văn bản báo cáo tốt:
Rõ ràng (cả bố cục và nội dung)
Đi thẳng vào vấn đề.
Ngắn gọn nhưng đầy đủ.
Mang tính hiện hành (đảm bảo thực tế đang diễn ra)
Chính xác.
Có nhiều thông tin.
Trình bày hấp dẫn (cả nội dung và hình thức)
Khách quan (nội dung trong báo cáo không sao chép của người khác)
Có ghi ngày tháng và kí tên.
Mục đích sử dụng HS, BC
Để đảm bảo tính chịu trách nhiệm của nhân viên (đối với NQT cấp trên và đối với đối tượng quản trị của mình).
Được sử dụng vào trong công tác nghiên cứu.
Đối với việc đào tạo ngành CTXH sẽ giúp nhìn rõ hơn bản chất của trường hợp đang quản lý, thấy được những can thiệp đã đưa ra và những thay đổi của thân chủ.
Đối với công tác kiểm huấn, báo cáo là cơ sở để xác định năng lực cần tăng cường về kiến thức, kỹ năng và thái độ.
Các loại hồ sơ, báo cáo
Các dạng HS:
+ HS cá nhân (gồm HS đối tượng, HS nhân viên)
+ HS các văn bản thông tư, chỉ thị, chính sách của nhân viên và đối tượng.
+ HS các dự án.
+ HS giao dịch với đối tác (thư tín, giấy mời, điện báo, công văn).
+ HS tài liệu cập nhật công việc hàng ngày của nhân viên.
+ HS tập huấn nghiên cứu khoa học.
Các dạng BC:
+ BC theo vấn đề.
+ BC theo thời gian.
+ BC sơ bộ (tổng hợp).
Các nguyên tắc lưu trữ hồ sơ
Bí mật thông tin.
Chọn lọc thông tin ghi chép trong HS.
Tiếp cận thông tin
Vấn đề tên tuổi của đối tượng.
Ví dụ minh họa
Ví dụ việc lưu trữ và quản lí HS tại trung tâm bảo trợ trẻ em A. Khi tiếp nhận một trẻ mồ côi vừa mất cha mẹ vào trung tâm, cần xem xét các giấy tờ có liên quan tới thông tin cá nhân, thân nhân của bé, giấy khai sinh,… Từ đó, cán bộ trung tâm phải lập hồ sơ, ghi chép lại toàn bộ thông tin, giấy tờ kèm theo khi tiếp nhận bé vào hồ sơ để lưu trữ. Ban GĐ trung tâm phải xem xét các loại văn bản, thông tư, nghị định có liên quan, có dịch vụ hỗ trợ cho bé hay không, nếu có, ghi chép lại trong hồ sơ đính kèm cùng với tài liệu về thông tư nghị định rồi đưa vào kho dữ liệu lưu trữ chăm sóc cho bé.
Câu 7: Trình bày hiểu biết của mình về giao tiếp trong tổ chức. Cho ví dụ minh họa về 1 trong những kỹ năng giao tiếp của nhà quản trị công tác xã hội.
Hiểu biết về giao tiếp trong tổ chức
Vai trò, đặc điểm của giao tiếp trong tổ chức
Vai trò:
+ GT hiệu quả làm cho mỗi cá nhân trong tổ chức cảm thấy mình được tôn trọng hơn. GT hiệu quả là lắng nghe nhân viên cấp dưới mình, quá trình truyền thông diễn ra 2 chiều.
+ GT là 1 bộ phận cấu thành của CTXH. Thành công và thất bại của 1 người làm CTXH phụ thuộc nhiều vào tài GT của người đó.
GT hiệu quả trong CTXH có đặc điểm:
Sự quan tâm, giúp đỡ
+ Có tinh thần xây dựng: thể hiện qua việc NLĐ làm việc vì tổ chức, đối tượng, vì người dân, tập thể. Xây dựng được tinh thần làm việc vì cộng đồng, nhân dân cho nhân viên cấp dưới của mình. Thông qua GT giúp họ hình thành tinh thần vì cộng đồng cho nhân dân.
+ Thể hiện thái viên tự tin, tự chủ vào bản thân. Phải chỉ ra đươc những sai trái cho nhân viên, giúp họ vượt qua. Biết lắng nghe, quan tâm tới nguyện vọng và đề xuất chính đáng của nhân viên, giữ lời hứa với nhân viên. Không nên hờ hững với những mối quan tâm, lo lắng của nhân viên.
+ Biết quan tâm, chăm sóc nhân viên, động viên, chia sẻ và giúp đỡ họ.
Hướng dẫn và tham vấn
+ Đưa ra lời khuyên, tin tức hoặc đề ra tiêu chuẩn cho nhân viên.
+ Có tính kiên định: ý kiến của NLĐ phải nhất quán, rõ ràng. Khi giao việc cho nhân viên phải có thái độ chân thành. Quyết định dứt khoát, rõ ràng, không lập lờ hay hứa suông với nhân viên.
+ Có tính hành động thực tiễn: muốn làm được việc họ phải thể hiện được là người giỏi, có năng lực, mở rộng mối quan hệ với bên ngoài, đảm bảo sự hợp tác với cơ sở khác, đem lại thu nhập cho đơn vị, tổ chức.
Các nguyên tắc của GT trong tổ chức
Tập trung vào vấn đề chứ không tập trung vào đặc điểm cá nhân.
Trung thực.
Tập trung vào mô tả sự việc hơn là phê phán.
Hợp lí và tế nhị.
Cụ thể.
Tự chịu trách nhiệm.
Lắng nghe.
Ví dụ minh họa về 1 trong những kỹ năng giao tiếp của NQT trong CTXH
Ví dụ: Kỹ năng tiếp xúc với đối tác, đồng nghiệp.
Đối với quá trình giao tiếp trong CTXH, NQT phải quán triệt kỹ năng tiếp xúc với đối tác, đồng nghiệp. Điều này được thể hiện qua:
+ Chào hỏi người khác: trong trường hợp là bạn bè, đồng nghiệp, có thể xưng hô bằng tên và dùng những lời chào không mang tính hình thức như “chào bạn”, “cậu khỏe chứ”,… Còn với người lạ, trước khi chào hỏi phải giới thiệu danh tính của bản thân, sau đó, sử dụng ngôn ngữ lịch sự, thể hiện sự hân hoan với cuộc gặp gỡ: “Rất hân hạnh được gặp bạn”,…
+ Tiếp xúc bằng cử chỉ: GT không chỉ là bằng lời nói mà còn bằng hành động, cử chỉ, NQT cần chú ý có hành động rõ ràng, dứt khoát, thể hiện được tác phong nhanh nhẹn, lịch sự với đối tác (cử chỉ bắt tay), phải chú ý tới tập quán của từng địa phương soa cho phù hợp.
+ Kết thúc buổi họp mặt: dù đạt được mục đích, hợp tác thành công hay thất bại, NQT phải chú ý tỏ thái độ cư xử nhã nhặn, lịch sự đối với khách.
Thể hiện được tác phong chuyên nghiệp, khả năng giao tiếp có hiệu quả trong công việc của NQT.