Xu Hướng 2/2023 # Quy Trình Quản Lý Công Việc Để Đạt Kết Quả Tốt Nhất # Top 5 View | 2atlantic.edu.vn

Xu Hướng 2/2023 # Quy Trình Quản Lý Công Việc Để Đạt Kết Quả Tốt Nhất # Top 5 View

Bạn đang xem bài viết Quy Trình Quản Lý Công Việc Để Đạt Kết Quả Tốt Nhất được cập nhật mới nhất trên website 2atlantic.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

1. Quản lý là gì? 

Từ khi xã hội loài người được hình thành, hoạt động tổ chức, quản lý đã được quan tâm. Hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân công lao động nhằm đạt được hiệu quả cao hơn. Đó là hoạt động giúp cho người đứng đầu tổ chức phối hợp sự nỗ lực của các thành viên trong nhóm, trong cộng đồng nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Trong nghiên cứu khoa học, có rất nhiều quan niệm về quản lý theo những cách tiếp cận khác nhau. Chính vì sự đa dạng về cách tiếp cận, dẫn đến sự phong phú về quan niệm. Có thể hiểu một cách khái quát, quản lý là một quá trình tác động gây ảnh hưởng của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Và quản lý công việc thực chất là việc các chủ thể quản lý thực hiện các hành động để hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất với chất lượng cao và chi phí thấp nhất

2. Sự cần thiết của quản lý công việc 

Một công việc nào đó đều cần phải có sự quản lý để có thể sắp xếp mọi thứ vào đúng với vị trí phù hợp. Vậy nên quản lý công việc là điều cần thiết mà bất cứ cá nhân hay doanh nghiệp nào cũng cần phải có. Quản lý công việc tốt trước tiên đem lại cho ta sự hiệu quả hay tạo ra năng suất làm việc cao. Cũng từ đó mà đem lại nguồn thu lợi nhuận cho doanh nghiệp. Quản lý công việc tốt cũng đồng nghĩa với việc xây dựng niềm tin cho khách hàng hay đơn giản là đối với nhân viên của mình. Quản lý không chỉ đơn giản là phân chia công việc cho mọi người mà quản lý phải phân chia như thế nào, phù hợp với cá nhân đó hay không, công việc đó có đúng thời điểm hay không, tạo ra được lợi thế gì hay không? Đó đều là những câu hỏi mà muốn quản lý công việc tốt phải trả lời được.

Sự cần thiết của quản lý công việc

3. Quy trình quản lý công việc

3.1. Lập kế hoạch

Điều đơn giản nhất nhưng bạn không được bỏ qua, đó là tạo ra một bản kế hoạch làm việc rõ ràng, và càng cụ thể càng tốt. Đứng trước một khối lượng công việc lớn và dồn dập, nếu bạn không đưa ra một bản kế hoạch cho những việc mình sắp làm, rất có thể bạn sẽ vấp ngã hoặc bỏ quên một số thứ. Đây là điều không nên xảy ra bởi trí nhớ con người có hạn và điều đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc. Vì thế, hãy tạo ra một bản kế hoạch làm việt, liệt kê xem bạn cần làm gì, thời gian cuối để thực hiện. Hãy nhớ, đừng bao giờ quên xây những viên gạch đầu tiên.

Để lên kế hoạch làm việc chi tiết và hiệu quả nhất, bạn hãy  thực hiện lần lượt các bước sau đây:

Bước 1: Chỉ rõ mục đích của bản kế hoạch. Hãy chỉ rõ vì sao phải lập bàn kế hoạch này. Ngoài ra, bạn cũng nên nêu rõ bản kế hoạch làm việc này có mục đích cụ thể là gì, và đạt được giá trị gì sau khi thực hiện.

Bước 2: Nêu rõ những công việc nhỏ cần phải thực hiện

Nếu đây là bản kế hoạch làm việc dài hạn hay cho một công việc, dự án đòi hỏi sự phức tạp và bạn cần phải chia nhỏ công việc để thực hiện chúng một cách dễ dàng hơn. Lưu ý rằng, mỗi nhiệm vụ nhỏ này cũng đồng thời là những mục tiêu ngắn hạn mà bạn cần làm giải quyết công việc một cách triệt để, tránh tình trạng các công việc không được sắp xếp khoa học, bị chồng chéo lên nhau.

Bước 3: Đặt ra giới hạn thời gian

Không chỉ lên kế hoạch làm các công việc cụ thể, bạn còn cần giới hạn thời gian cho từng công việc đó. Giới hạn thời gian ở đây là khoảng thời gian tối đa để bạn hoàn thành toàn bộ công việc cũng như thời gian để thực hiện các mục tiêu nhỏ. Phân bổ thời gian hợp lí cho từng nhiệm vụ một là cách để bạn hoàn thành công việc một cách tốt nhất. 

Dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Nhanh.vn

Quản lý tập trung – tiện lợi – hiệu quả

3.2. Tổ chức, thực hiện

Tổ chức, thực hiện là một bước của quá trình quản lý, là các hoạt động được tiến hành sau khi kế hoạch đã được xây dựng nhằm thực hiện kế hoạch đã đề ra. Thành tựu của khâu tổ chức thực hiện phụ thuộc rất nhiều vào năng lực và phong cách của chủ thể quản lý. Nhờ tổ chức thực hiện có hiệu quả mà người quản lý có thể phối hợp, điều phối tốt hơn các nguồn lực. Nhờ có tổ chức thực hiện mà kỷ cương, nề nếp, tác phong làm việc khoa học, sự đoàn kết nhất trí trong tổ chức được đảm bảo; năng lực, sở trường của mỗi người và mỗi bộ phận được phát huy.

Tổ chức bắt đầu từ việc phân tích mục tiêu chiến lược của tổ chức để tạo ra năng suất cao nhất bằng cách thực hiện một số nội dung sau:

Xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu;

Xây dựng cơ cấu tổ chức, tức là phân chia tổ chức thành các bộ phận để thực hiện các hoạt động;

Bố trí, sắp xếp đội ngũ, xác định vị trí, nhiệm vụ quyền hạn của từng thành viên, từng bộ phận trong tổ chức, trong đó bao gồm cả vấn đề phân cấp, phân quyền;

Quản lý nhân sự bao gồm tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí sắp xếp, khen thưởng, đề bạt, kỷ luật, sa thải v.v…

Đảm bảo các nguồn lực cho hoạt động của tổ chức.

Tổ chức và thực hiện quản lý công việc

3.3. Tìm kiếm thêm những nguồn tham khảo khác cho công việc

Các công việc, đề tài bạn được giao luôn được cung cấp cho một số dữ liệu tham khảo hoặc đề tài để từ đó mở rộng và phát triển nó. Dựa trên những điều đã phân tích được từ tài liệu có sẵn, bạn hãy tìm hiểu một số nguồn tham khảo được và tiến hành tìm kiếm lần lượt từng nguồn. Các tài liệu tham khảo cho công việc có thể tìm thấy ở sách vở, báo chí, internet, hoặc từ chính đồng nghiệp của mình.

3.4. Lên lịch cho thời gian biểu của từng ngày cụ thể

3.5. Tổng kết, giám sát và đánh giá 

Sau khi giải quyết xong các công việc được phân công, bạn nên cẩn thận kiểm tra lại thật kỹ lưỡng từng bước xem còn điều gì mà bạn bỏ sót hay cần sửa chữa hay không. Công đoạn kiểm tra giúp bạn hoàn thành công việc một cách chỉnh chu nhất. 

Giám sát là quá trình thường xuyên kiểm tra, theo dõi mọi công việc để so sánh giữa thực tế đạt được với kế hoạch nhằm phát hiện ra những dấu hiệu không bình thường để kịp thời điều chỉnh. Còn đánh giá bao gồm đánh giá tiến độ, đánh giá giữa kỳ và đánh giá sau khi kết thúc. Việc đánh giá này nhằm để xác định mức độ đạt được của mục tiêu, đánh giá các tác động về kinh tế, xã hội, môi trường, các tác động trước mắt và lâu dài, trực tiếp và gián tiếp; rút ra các bài học kinh nghiệm cho các hoạt động tương tự và để điều chỉnh các hoạt động trong giai đoạn tiếp theo (đánh giá giữa kỳ) hoặc để tìm ra vấn đề, các cơ hội mới cho việc hình thành một chu kỳ mới.

4. Các kỹ năng cần có để quản lý công việc tốt

Bất kì một nhà quản lý nào cũng cần phải có những kỹ năng cần thiết để quản lý công việc một cách tốt nhất, mang lại năng suất cao nhất. Một số kỹ năng quan trọng mà nhà quản lý cần có là:

Kỹ năng lập kế hoạch và tư duy chiến lược

Kỹ năng giao tiếp thuyết trình

Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng ra quyết định

Kỹ năng truyền cảm hứng

Kỹ năng quản lý thông qua các ứng dụng công nghệ

5. Một số công cụ hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả

Quản lý công việc hiệu quả

Quản lý công việc theo nhóm với Asana

Quản lý tiến độ công việc với Taiga

Lên lịch làm việc với Google Calendar

Quản lý bán hàng với

Nhanh.vn

Kpi Là Gì? Quy Trình Xây Dựng Hệ Thống Kpi Đạt Hiệu Quả Tốt Nhất

KPI chỉ số đo lường hiệu suất, hiệu quả, chất lượng thực hiện công việc của mỗi cá nhân hoặc của toàn doanh nghiệp. Vậy KPI viết tắt của chữ gì? KPI là viết tắt của từ Key Performance indicators – Chỉ số đánh giá thực hiện công việc. KPI sẽ giúp chúng ta hiểu rõ một công ty, một đơn vị kinh doanh hay một cá nhân đang thực hiện công việc tốt đến đâu so với các mục tiêu chiến lược đã đề ra.

Nếu một công ty đặt mục tiêu kiếm nhiều tiền, họ có thể đo lường KPI theo tăng trưởng bán hàng, lợi nhuận biên và chi phí vận hành. Nếu một công ty muốn thu hút thêm khách hàng mới bằng cách tạo ra thương hiệu lớn, họ có thể đo lường về giá trị thương hiệu và nhận diện thương hiệu.

2 loại KPI mà bạn nên biết

Tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp, tổ chức sẽ có hệ thống KPI khác nhau và ngay cả mỗi bộ phận, phòng ban (Sales, Marketing, Product) KPI cũng khác nhau. Xuống thấp hơn nữa là mỗi cá nhân, mỗi con người cũng đều có những KPI khác nhau (SEO KPIs, Email KPIs, Social KPIs). Tuy nhiên tổng quan lại thì nó thường được chia làm 2 loại KPI bao gồm: KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến lược, KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật.

KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến lược: Với các mục tiêu mang tính chiến lược thường là profit, tiền, market share… Nó sẽ tác động trực tiếp đến hoạt động của công ty. Ví dụ: KPI chiến lược là phải đạt doanh số 20 tỷ/ tháng và 240 tỷ/ năm. Nếu không đạt được mục tiêu đó thì công ty, doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng nặng nề.

Chỉ số KPI quan trọng trong marketing tổng thể

Tỷ lệ thông điệp gửi đi có phản hồi được tính trên tổng số phản hồi của khách hàng trên tổng số khách hàng nhận được thông điệp, thông qua các kênh tương tác như email, facebook, newsletter,…

Độ nhận diện thương hiệu và nhận biết sản phẩm được đo trước và sau mỗi chiến dịch. Tỉ lệ này có thể được đánh giá bằng khảo sát qua bảng hỏi, phỏng vấn hoặc thu thập dữ liệu qua các công cụ digital.

Ngoài ra, mỗi loại hình và công cụ marketing đều được đánh giá dựa trên KPI riêng để xác định chính xác tính hiệu quả và tác động của chúng tới kế hoạch tổng.

Nếu bạn hiểu nhầm và áp dụng một cách máy móc hệ thống KPI thì sẽ vô tình tạo ra các bất cập trong hệ thống đánh giá của công ty. Thông thường, KPI trong quản lý nhân sự có thể là một trong các loại sau:

KPI tập trung đầu vào đầu ra – Output

Đây là loại KPI rất quen thuộc đối với bộ phận Human Resource, KPI output giúp thực hiện công tác đánh giá nhanh và hiệu quả. Tuy nhiên hệ thống này có nhiều điểm yếu, một trong số đó là không cân nhắc tốt tình hình thay đổi trên thị trường, vì vậy nên nó không được khuyến khích phát triển, tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào giài pháp ngắn hạn.

KPI về hành vi khá mới mẻ với người làm nhân sự ở Việt Nam, KPI hành vi thích hợp với khác vị trí đầu ra khó lượng hóa. Ví dụ: ở vị trí chuyên viên dịch vụ khách hàng, các hành vi như làm việc chăm chỉ, tích cực, cẩn thận là yếu tố tiên quyết đảm bảo đầu ra tại vị trí làm việc.

KPI năng lực – Competencies

KPI năng lực chú trọng vào khả năng nhân viên, hệ thống KPI này tập trung vào nguyên nhân chứ không phải kết quả như trong hệ thống KPI khác. Chuyên viên nhân sự khi triển khai hệ thống đánh giá thường băn khoăn làm thế nào để hệ thống KPI hoạt động tốt nhất. Chúng ta có nên tập trung vào đầu ra trong khi đảm bảo KPI về năng lực và hành vi được áp dụng có phù hợp không. Điều chỉnh tỷ lệ các nhóm KPI cho từng vị trí công việc, từng hoàn cảnh sẽ giúp quyết định tính hiệu quả của công tác nhân sự.

Tìm hiểu quy trình xây dựng hệ thống chỉ số KPI là gì?

Mỗi công ty, doanh nghiệp, dự án đều có những quy trình áp dụng KPI riêng biệt bởi nó còn phụ thuộc vào mục đích của từng đơn vị. Tuy nhiên chúng ta vẫn sẽ có 1 quy chuẩn chung hay còn gọi là khung về quy trình xây dựng hệ thông KPIs. cũng như các yếu tố xây dựng KPI như sau:

Xác định chủ thể xây dựng KPI

Chủ thể xây dựng KPI có thể là trưởng bộ phận, quản lý, các phòng, ban… Dù là ai thì cũng đều phải là người có chuyên môn cao, nắm rõ được mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, dự án. Đồng thời cũng phải phải hiểu rõ về KPI là gì?

Xác định rõ chức năng – nhiệm vụ của các bộ phận

Khi xây dựng nên một hệ thống chỉ số KPIs cần phải xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban, dự án…

Xác định rõ vị trí chức danh, nhiệm vụ của từng chức danh

Cần mô tả rõ ràng công việc của từng cá nhân. Nêu rõ trách nhiệm của từng chức danh một cách rõ ràng cụ thể.

Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs

– Chỉ số của nhóm bộ phận: Xây dựng dựa trên cơ sở của chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận.

– Chỉ số các nhân: Được xây dựng dựa trên các KPIs cá nhân theo đúng yêu cầu về tiêu chí SMART.

– Xây dựng kỳ đánh giá từng chỉ tiêu cụ thể.

Xác định rõ ràng khung điểm cho kết quả

Mỗi chỉ số sẽ có mức độ điểm khác nhau, phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được đề ra.

Đo lường – Tổng kết – Điều chỉnh

Dựa trên những khung điểm kể trên, nhà quản lý, trưởng bộ phận… sẽ tổng kết lại tổng điểm cũng như đưa ra kết luận, đồng thời từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp hơn.

Sử dụng công cụ SMART để xây dựng KPIs

Công cụ này không phải là những yêu cầu bắt buộc nhưng lại là những yêu cầu có tính quyết định đến việc thành công của hệ thống đánh giá theo KPI.

S – Specific – Cụ thể

M – Measurable – Có thể thống kê được

A – Achievable – Có thể đạt được

R – Realistics – Khả thi

T – Time-bound – thời hạn chi tiết

SMART được xem như là các tiêu chí để đánh giá KPI có khả năng đáp ứng mục đích của nhà quản lý hay không. Trong đó, sử dụng KPI phải bảo đảm sứ mệnh, góc nhìn & những chiến lược của tổ chức nhất quán và tính thống nhất của hệ thống quản trị chung trong công tác.

Ưu điểm & nhược điểm chung của chỉ số KPI là gì?

– Chỉ số KPI giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đo lường sức tăng trường so với mục tiêu một cách rõ ràng hơn, đồng thời giúp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, các phòng ban.

– Việc áp dụng đúng, chính xác các chỉ số đo lường có thể giúp bạn quản lý cũng như nắm rõ được hiệu suất, hiệu quả làm việc của từng cá nhân, bộ phận, nhóm.

– KPI là chỉ số có thể lượng hóa chính bởi vậy kết quả đo lường có độ chính xác cao.

– Giúp gia tăng liên kết làm việc giữa các cá nhân, bộ phận trong cùng 1 tổ chức.

– Để có thể xây dựng được hệ thống KPI đạt được hiệu quả tốt, yêu cầu người lập KPI phải có chuyện môn cao, hiểu biết rõ về KPI là gì? từ đó mới có thể xây dựng và áp dụng 1 cách khoa học nhất.

– Hiệu quả của KPI sẽ không cao khi được áp dụng trong thời gian dài.

Nhận thức chưa chuẩn xác: Nhiều người vẫn chưa thực sự hiểu được về chỉ số KPI là gì, chỉ coi nó như 1 chỉ số đo lường hiệu suất, mà quên mất rằng nó là 1 công cụ chiến lược mang tính hệ thống. Do vậy mà việc áp dụng cũng như triển khai chưa khoa học, hiệu quả những đến những thất bại trong việc áp dụng chỉ số KPI.

Coi KPI như 1 thứ hệ thống giám sát bản thân: Với người lao động họ vẫn lầm hiểu KPIs như một hệ thống giám sát mình thay vì coi nó là công cụ giúp mình theo dõi hiệu suất công việc của mình từ đó giúp cải tiến tốt hơn trong công việc.

Hiện nay chỉ số KPIs được sử dụng nhiều nhất cho chiến dịch Marketing online, đo lường hiệu quả theo từng kênh triển khai. Cho dù doanh nghiệp tự thực hiện hay thuê một nhà cung cấp dịch vụ Marketing thực hiện chiến dịch thì cũng cần phải xây dựng ngay từ ban đầu các chỉ số này để đánh giá. Hiểu được KPI là gì dựa trên các con số thực tế, hiệu quả thực tế sẽ giúp bạn kiểm soát chặt chẽ hơn công việc kinh doanh của mình.

Những Điều Cần Biết Về Công Việc Quản Lý Dự Án Và Quy Trình Quản Lý Dự Án

I. Quản lý dự án là gì?

II. Những công việc chính trong vai trò một quản lý dự án

Chịu trách nhiệm quản lý tiến độ và chất lượng dự án thông qua việc kiểm soát, đánh giá những gì đã và chưa làm được. Ngoài ra, đối chiếu những thông tin này với bảng kế hoạch đặt ra ban đầu để có phương hướng điều chỉnh đảm bảo hoàn thành mục tiêu đúng tiến độ.

Liên tục kiểm tra chi phí quản lý dự án: Một mỗi dự án được tổ chức, doanh nghiệp rót một lượng vốn nhất định do vậy phải liên tục kiểm tra lượng tiền được dùng vào việc gì và lập báo cáo. Điều này có vai trò quan trọng bởi nguồn vốn quyết định dự án có tiếp tục tiến hành được không.

Quản lý an toàn cho nhân viên: Hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí quan trọng nhưng cũng không thể vì nó mà bỏ qua yếu tố an toàn lao động. Đặc biệt với các dự án thi công xây dựng thì bạn càng cần quan tâm đến yếu tố này.

Quản lý rủi ro: Mọi biến động về môi trường, lãi suất, khách hàng hay đối thủ đều có thể gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ thực hiện công việc. Những thay đổi này có thể tốt nhưng cũng có thể xấu mà nhà quản trị cần quản lý tốt và đưa ra phương án đối phó kịp thời.

Các công tác quản lý khác: Nhà quản lý cũng cần quan tâm, xử lý các vấn đề phát sinh khách trong quá trình thực hiện dự án. Ngoài ra, họ cũng cần lập báo cáo đến ban quản lý dự án, nhà lãnh đạo trong công ty về tình trạng, hiệu quả hoặc thiếu sót trong công việc.

III. Các hình thức và mô hình tổ chức quản lý dự án

Đây là hình thức chủ đầu tư sử dụng bộ máy có sẵn của mình để trực tiếp quản lý hoặc lập ra ban quản lý dự án riêng chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm soát việc tiến hành dự án. Theo đó, ban quản lý cần có các kiến thức về chuyên ngành, kỹ năng quản lý về dự án đang được tiến hành. Ngoài ra, ban quản lý có thể chịu trách nhiệm theo dõi nhiều dự án một lúc và sẽ được giải thể khi nó hoàn thành.

2. Ban quản lý chuyên ngành dự án

Đây là hình thức chủ đầu tư giao việc quản lý dự án cho ban quản lý dự án chuyên ngành, hoặc thuê một tổ chức bên ngoài đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp để chuẩn bị và tiến hành dự án. Theo đó, ban quản lý chuyên ngành là một tổ chức pháp nhân độc lập chịu trách nhiệm về toàn bộ quá trình thực hiện dự án trước pháp luật và chủ đầu tư.

3. Hình thức “Chìa khóa trao tay”

Chủ đầu tư giao dự án cho một hoặc một số nhà thầu thực hiện toàn bộ các công việc cho đến khi dự án hoàn thành với thỏa thuận đi kèm. Trong đó, bản hợp đồng thỏa thuận cần ghi rõ các thông tin về dự án như thời gian thực hiện, tiêu chuẩn chất lượng, điều khoản thanh toán…Sau khi nghiệm thu, đánh giá kết quả thì chủ đầu tư có trách nhiệm thực hiện nốt các điều khoản hợp đồng còn lại và có thể bắt đầu sử dụng dự án.

4. Mô hình quản lý dự án theo bộ phận chức năng

Đây là hình thức chủ đầu tư không thành lập ban quản lý dự án mà nhiệm vụ này được giao lại cho các phòng chức năng. Cụ thể, dự án thuộc phòng ban nào thì phòng đó vừa chịu trách nhiệm thực hiện lẫn kiểm soát dự án của mình. Hoặc chủ đầu tư có thể giao công tác kiểm tra, quản lý này cho một phòng chức năng xác định.

5. Mô hình có ban quản lý dự án chuyên trách

6. Mô hình quản lý dự án theo ma trận

Mô hình quản lý dự án theo ma trận hoạt động dựa trên nguyên tắc lập nhóm bao gồm các thành viên đến từ những phòng chức năng khác nhau của doanh nghiệp, tổ chức. Theo đó, các thành viên dưới sự điều hành của nhóm trưởng sẽ tiến hành thực hiện các nhiệm vụ đảm bảo dự án diễn ra theo đúng kế hoạch. Mỗi thành viên có thể tham gia vào một hoặc nhiều nhóm và chịu sự chỉ hủy của cả nhóm trưởng và phòng chức năng trực thuộc.

IV. Quy trình quản lý dự án mà bạn cần nắm rõ

Quy trình quản lý dự án bắt đầu bằng công việc khởi động dự án, trong đó nhiệm vụ này được chia thành hai hoạt động chính bao gồm:

Xây dựng bản tuyên bố dự án: Tất cả các dự án đều cần có bản tuyến bố dự án bởi nó là cơ sở để định hướng hoạt động, căn cứ xác định và công nhận kết quả cuối cùng. Cụ thể, bản tuyên bố cần nêu rõ mục tiêu, yếu tố tác động, ràng buộc dự án cùng quyền hạn, vai trò của các vị trí quan trọng ở mức độ tổng quát nhất.

2. Lập kế hoạch hoàn hảo cho dự án

Một bản kế hoạch quản lý dự án hoàn hảo cần phải đảm bảo tính cụ thể, bao phủ toàn bộ các phương diện của tiến trình thực hiện. Trong đó, 4 yếu tố giúp bạn thiết lập bản kế hoạch tốt là :

Thể hiện bằng văn bản tất cả 9 phương diện: yêu cầu của khách hàng, thời gian, chi phú, chất lượng, nhân sự, truyền thông, rủi ro, đấu thầu, tích hợp.

Kế hoạch cần được phê duyệt bởi hội đồng.

Kế hoạch phải đảm bảo tính khả thi, đảm bảo về chi phí quản lý dự án phù hợp và tỷ lệ thành công nhất định.

3. Tiến hành và thực thi dự án

Đây là bước các cán bộ, nhân viên tiến hành thực hiện dự án dựa theo nội dung công việc được ghi trong bản kế hoạch. Tuy nhiên, thực tế triển khai dự án có thể xuất hiện sai số hoặc tình huống phát sinh làm ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng công việc. Trước các vấn đề này, nhân viên trực tiếp tiến hành, quản lý dự án cần có sự linh động, điều chỉnh thích hợp nhằm đảm bảo kết quả đạt được đúng như mục tiêu đã đề ra.

4. Báo cáo kết quả dự án

Báo cáo kết quả là nhiệm vụ bắt buộc phải thực hiện trong quy trình quản lý dự án. Theo đó, bản báo cáo cần đưa ra các nhiệm vụ đã hoàn thành và điều còn thiếu sót dựa trên việc so sánh với kế hoạch đặt ra ban đầu. Nó cũng cần có bản đánh giá chất lượng công việc để có những thay đổi, khắc phục giúp nâng cao hiệu quả thực hiện những nhiệm vụ về sau.

5. Kết thúc dự án

V. Cơ hội việc làm quản lý dự án hiện nay

Cụ thể, để tiến bước tốt trên con đường này bạn cần trang bị cho mình các kiến thức, bằng cấp như: có chứng chỉ quản lý dự án, biết sử dụng phần mềm quản lý dự án, có kiến thực tin học, tiếng Anh… Chính vì những yêu cầu cao này, số lượng người làm việc trong lĩnh vực này hạn chế lại càng tạo điều kiện cho nó trở thành ngành nghề lương cao, chế độ đãi ngộ tốt với vô vàn các vị trí khác nhau. Để nắm bắt cơ hội này, bạn có thể tham gia các khóa học quản lý dự án để nâng cao kỹ năng cho mình.

Mức lương đối với người lao động làm trong lĩnh vực quản lý dự án hiện nay ghi nhận trong khoảng từ 10 đến 15 triệu. Tuy nhiên, thu nhập đến từ công việc này có thể xê dịch tùy theo chế độ, mức trợ cấp của từng công ty. Để tìm kiếm việc làm quản lý dự án, bạn có thể tra cứu trên trang tuyển dụng 123job.vn bằng cách nhập nghề nghiệp, chức vụ, khu vực… mà mình mong muốn.

VI. Kết luận

Quản Lý Công Việc Hiệu Quả Bằng Bảng Kanban

Ngày nay, các doanh nghiệp thường xuyên gặp phải tình trạng quá tải trong công việc và gặp các triệu chứng stress dẫn tới hiệu suất công việc giảm đi trông thấy. Vì vậy, chúng ta cần có những phương pháp làm việc hiệu quả để sắp xếp công việc khoa học hơn và nâng cao hiệu suất rõ rệt.

Có rất nhiều cách quản lý công việc và ngày nay mô hình Kanban vẫn là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp. Phương pháp Kanban được phát triển ở Nhật Bản sau chiến tranh Thế giới thứ 2 và được ông chúng tôi áp dụng ở Toyota Motor từ những năm 1959 và đến nay vẫn được Thế giới tin dùng. iHCM cũng áp dụng phương pháp đơn giản này để quản lý công việc của cá nhân và cả nhóm trong doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp chúng ta hiểu rõ hơn thế nào là quản lý công việc theo phương pháp Kanban và cách quản lý công việc theo bảng Kanban trong iHCM.

Quản lý công việc một cách đơn giản

Nguyên tắc của phương pháp này rất đơn giản. Công việc của bạn sẽ được đặt trên 3 cột: To do( kế hoạch), Doing (đang thực hiện) và Done (đã hoàn thành). Đầu tiên bạn cần lập kế hoạch công việc trong ngày/tuần và đặt trên trạng thái To do. Điều này sẽ giúp bạn có được trình tự và thực hiện công việc bài bản hơn. Nhiều người bắt tay vào làm ngay việc được giao mà không suy nghĩ, tính toán. Đó không phải là cách hay. Trong các công việc cần làm bạn nên sắp xếp độ ưu tiên theo giá trị (cái nào có giá trị thì làm trước), ta có thể mất ít công sức hơn mà làm được nhiều giá trị hơn (theo quy tắc Pareto, 80-20).

Khi quyết định làm việc gì, ta sẽ chuyển công việc sang cột Doing và ghi thời gian lên trên từng công việc. Tránh để các công việc chồng chéo lên nhau sẽ gây mất tập trung và không biết nên làm gì ưu tiên.

Khi làm xong việc gì thì chuyển sang cột Done, lưu ngày hoàn thành trên từng công việc để phục vụ công tác báo cáo và đánh giá về sau. Việc đặt một công việc sang cột Done chứ không vứt đi sẽ giúp bạn nhìn thấy được tiến độ công việc, tạo giá trị thúc đẩy bản thân. Đó là một trong những lợi ích của trực quan hóa (visualization).

Bên cạnh đó, iHCM thiết kế tối ưu cho màn hình chạm, người sử dụng có thể kéo và thả các thẻ Kanban trên màn hình để tương tác với hệ thống một cách nhanh chóng, thân thiện và thuận tiện nhất. Tính năng này đặc biệt hữu ích, tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý sử dụng thiết bị di động tablet (Như iPad, Galaxy Notes,…) cũng như các máy tính di động có hỗ trợ màn hình chạm.

Chỉ bằng cách quản lý công việc đơn giản như thế này sẽ giúp ích cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc sắp xếp và giám sát công việc. Qua đó, nhà quản lý sẽ biết phân bổ nguồn lực một cách tối ưu hơn.

– Cách quản lý mục tiêu theo Google, Apple, Metro – Cách quản lý công việc trong phần mềm iHCM – Đánh giá hiệu suất và năng lực của nhân viên

Phần mềm quản lý công việc iHCM – Công cụ hữu hiệu cho các nhà quản lý

Tải tài liệu “Ứng dụng iHCM quản lý công việc” hoàn toàn miễn phí!

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,… và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.

Cập nhật thông tin chi tiết về Quy Trình Quản Lý Công Việc Để Đạt Kết Quả Tốt Nhất trên website 2atlantic.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!