Bạn đang xem bài viết Procurement Là Gì? 10 Loại Hợp Đồng Mua Bán Phổ Biến Procurement Contract Trong Quản Lý Dự Án Chuẩn Pmi (10 Types Of Procurement Contract) được cập nhật mới nhất tháng 9 năm 2023 trên website 2atlantic.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Có nhiều lý do để 1 doanh nghiệp phát sinh 1 procurement vì có thể doanh nghiệp không có khả năng làm việc đó, hay có khả năng nhưng làm rất tốn kém so với hiệu quả đem về
Ví dụ về procurement: bạn là Project Manager dự án triển khai một hệ thống Contact Center cho ngân hàng Sacombank, bạn phải triển khai hệ thống tổng đài Avaya và nền tảng ứng dụng CRM mới nhất cho ngân hàng này. Để triển khai hệ thống này bạn phải order hệ thống phần cứng tổng đài Avaya là G450 hay media server S8300E, lúc này bạn phải phát sinh một hợp đồng mua bán là procurement với Avaya International để mua phần cứng này về. Vào giai đoạn triển khai Project team của bạn không thể triển khai ứng dụng trong vòng 1 tuần để kịp deadline, bạn phải thuê outsource 1 đội bên ngoài làm trong 3 ngày liên tiếp với giá là 2000$, đây cũng là một ví dụ về hợp đồng mua bán (procurement) trong trường hợp bạn không thể làm tối ưu trong tình huống nào đó.
Ở mặt này trước khi thực hiện một hoạt động mua bán procurement, Project Manager cần phân tích xem việc Project team tự làm sẽ như thế nào so với outsource ra bên ngoài. Nếu việc outsource ra bên ngoài đem lại nhiều lợi ích hơn thì mới ra quyết định làm 1 procurement ra bên ngoài.
Thuật ngữ tiếp theo chúng ta cần phải nắm bắt là contract (Còn được hiểu như Agreement, subcontract, purchase order). Contract được xem như một hợp đồng ký kết về mặt pháp lý giữa 2 hay nhiều đối tượng có thể là cá nhân hay tổ chức với nhau. Thông thường các đối tượng này có một bên là bên bán (seller) và 1 bên là bên mua (buyer). Contract là mối quan hệ chính giữa buyer và seller, nó thể hiện cách thức ràng buộc lợi ích nhau giữa các bên.
Hợp đồng mua bán (procurement contracts) nhìn chung chia làm 3 loại chính:
Fixed Price Contract: Giá cố định
Time & Materials: Giá theo thời gian và vật liệu.
Cost Reimbursable Contract: Giá có thể hoàn lại.
Fixed Price Contract hay còn gọi là lump-sum contract. Loại cotract này sử dụng khi phạm vi công việc rất rõ ràng chi tiết, do đó khi ký kết bên seller phải thực hiện các công việc mô tả rõ ràng này trong giới hạn chi phí và thời gian cố định. Do đó loại hình contract này Seller là bên có tỷ lệ rủi ro cao nhất, còn bên buyer là bên rủi ro thấp nhất.
Fixed Price Contract có 3 loại:
FFP (Firm Fixed Price Contract): Loại contract phổn biến nhất. Được sử dụng nhiều nhất ở các doanh nghiệp mua sắm bởi vì hàng hóa được đặc tả rõ ràng ngay từ khi bắt đầu và không thay đổi nếu không có sự thay đổi trong scope. Đây cũng là loại hình procurement contract đơn giản nhất, bên bán phải làm trong thời gian và số tiền cố định, nếu có bất cứ thay đổi hay phần làm tăng cường cũng không được trả thêm phí. FFP (Firm Fixed Price Contract) thường được sử dụng trong các doanh nghiệp nhà nước khi các yêu cầu được đặc tả rất chi tiết. Đây cũng là loại procurement contract dễ dàng nhận các đấu thầy từ thị trường và lựa chọn theo tiêu chí kỹ thuật rõ ràng hay chi phí. Risk nằm cao nhất ở seller, do dó chi phí contract loại FFP (Firm Fixed Price Contract) sẽ thường cao hơn. Nhược điểm FFP (Firm Fixed Price Contract) nếu scope không được định nghĩa rõ ràng, có thể gây chi phí cao hay tranh cãi trong lúc làm dự án. ví dụ FFP (Firm Fixed Price Contract): Seller phải hoàn thành công việc tích hợp module Contact Center cho Sacombank với hệ thống Telesale với giá 10,000$ trong vòng 1 tháng.
FP-EPA (Fixed Price with Economic Price Adjusment Contract): Giá cố định nhưng chấp nhận sự điều chỉnh khi có sự thay đổi tình hình kinh về vế giá cả nhân công hay nguyên vật liệu. Thông thường áp dụng cho các dự án mang tính dài hơn, kéo dài trên nhiều năm mà giá cả có thể thay đổi ảnh hưởng seller, hay đơn giản đó là ảnh hưởng của lạm phát (inflation). Ví dụ FP-EPA (Fixed Price with Economic Price Adjusment Contract): Chi phí dự án sẽ tăng 5% sau 1 năm dựa trên chỉ số Consumer Price Index (CPI).
FPIF (Fixed Price Incentive Fee Contract): Seller đồng ý triển khai gói công việc với giá cả và thời gian cố định, không thay đổi. Và nếu seller làm tốt đạt được mục tiêu nào đó sẽ có bonus thêm. Ví dụ FPIF (Fixed Price Incentive Fee Contract): Bạn phải hoàn thành công việc triển khai hệ thống ghi âm Redbox cho Sacombank trong vòng 4 tuần với giá 10,000$ (Rất giống FFP (Firm Fixed Price Contract) đoạn này). Nhưng nếu hoàn thành trong 3 tuần (sớm hơn 1 tuần), bạn sẽ được thưởng thêm 2,000$ khích lệ (incentive fee).
Ưu nhược điểm của Fixed Price Contract (FP):
Buyer sẽ đỡ tốn công quản lý gói công việc được mua.
Seller sẽ có cơ sở control cost tốt hơn. Áp chi phí ngay từ ban đầu.
Doanh nghiệp có kinh nghiệm với dự án kiểu này.
Buyer nắm rõ chi phí khi mới bắt đầu dự án.
+ Nhược điểm:
Nếu không rõ ràng scope of work ngay từ đầu rất dễ xảy ra xung đột giữa buyer và seller.
Seller có thể tạo ra các change order để yêu cầu change trong scope, yêu cầu tăng chi phí.
Seller có thể cắt giảm công việc thực hiện nếu học quản lý dự án không tốt do chi phí triển khai cao hơn chi phí thu được.
Buyer phải mất rất nhiều thời gian viết contract statement of work.
Có thể chi phí còn cao hơn CR (Cost-Reimbursable) nếu contract statement of work không rõ ràng hay không đầy đủ. Seller có thể căn cứ vào đó để đòi thêm chi phí các phần công việc không mô tả kỹ hay chưa mô tả.
CR (Cost-Reimbursable) là loại hình hợp đồng mà bên seller sẽ được hoàn lại 1 phần tiền nếu thực hiện dự án tốt. CR (Cost-Reimbursable) thường được sử dụng nếu yêu cầu cho gói công việc chưa rõ ràng (uncertainly) hay scope chưa rõ ràng, và cũng có thể gói công việc này có risk cao. So với FP (Fixed Price Contract) và Time & Material Contract thì CR (Cost-Reimbursable) có rủi ro cao nhất cho buyer (Do yêu cầu công việc chưa rõ ràng, scope còn chưa rõ ràng, rủi ro cao phát sinh chi phí cao khi thực hiện dự án).
Scope creep là một điểm yếu mà các hợp đồng dạng CR (Cost-Reimbursable) gặp phải do yêu cầu công việc chưa rõ ràng ngay từ ban đầu. Seller có thể cố vẽ ra nhiều tính năng, nhiều yêu cầu để buyer tốn thêm tiền cho seller. Do đó, một số hợp đồng dạng CR (Cost-Reimbursable) buyer giới hạn phần lợi nhuận của seller ở một ngưỡng phần trăm nào đó trên chi phí. Cụ thể CR (Cost-Reimbursable) có 6 loại hợp đồng sau:
CPFF (Cost Plus Fixed Fee): seller sẽ được trả một khoản fee gọi là fixed fee khi hoàn thành dự án, fixed fee này có thể thay đổi nếu scope dự án thay đổi. Rủi ro cho phía buyer cao. Ít động lực seller thực hiện dự án bởi vì fixed fee. Với các hợp đồng có nhiều Incentive (khi dự án càng thực hiện tốt, quản lý dự án tốt sẽ có fee hay profit cao hơn).
CPIF (Cost Plus Incentive Fee): seller sẽ được trả fee hay profit tùy thuộc vào khả năng quản lý dự án chi phí hiệu quả thế nào do đó có động lực quản lý chi phí dự án hơn. Incentive có thể là dạng cho thêm (rewards) hay trừng phạt (penalties).
CPPC (Cost Plus a Percentage of Costs): Fee (profit) được cho theo phần trăm của chi phí thực hiện dự án. Do đó các dự án càng lớn, thì fee này càng nhiều. Loại hợp đồng mua bán này ít sử dụng, thông thường dạng hợp đồng mua bán chính phủ. Có nhược điểm seller có thể tăng giá quản lý dự án để tăng phần profit cho bản thân. Ví dụ chính phủ có gói triển khai xây dựng tượng đài mẹ Việt Nam anh hùng giá 1000 tỷ. Đơn vị triển khai được 15% giá trị gói hợp đồng…
CPAF (Cost Plus Award Fee): Seller được trả tất cả chi phí và thêm 1 phần Award fee. Award fee khác với Incentive fee ở chỗ, award fee dựa trên sự thỏa mãn ở một số mục tiêu nào đó nêu trong hợp đồng. Việc đánh giá này là đánh giá chủ quan của client, seller không thể biết được. Còn Incentive fee là việc tính toán dựa trên công thức tỷ lệ rõ ràng trong hợp đồng (Ví dụ tỷ lệ chia 70/30). Loại hình hợp đồng mua bán này hay dùng trong các hợp đồng có mối quan hệ dài lâu giữa buyer và seller, hay dùng ở government agency. Ví dụ seller hoàn thành tất cả công việc và buyer hài lòng sẽ được thưởng một award fee là 10,000$.
Cost-Based: Việc hoàn trả chỉ có chi phí làm, không có fee hay profit. Thường dùng trong hợp đồng chính phủ ở các research organization.
Cost-Sharing (CS): Buyer và seller cùng chia sẻ chi phí dự án mà không quan tâm đến lợi nhuận dự án. Tỷ lệ góp chi phí sẽ được đàm phán, thường được dùng trong các dự án mang tính nghiên cứu research hay đối tác trong thời gian phát triển một cái gì đó (development partnerships). Ví dụ Kevin muốn phát triển một hệ thống CRM cho ngân hàng Sacombank, Kevin không thể làm nhưng lại có kinh nghiệm thiết kế hệ thống, cần cộng tác với 1 technical team để thực hiện sản phẩm. Sau này tỷ lệ ăn chia sẽ 60/40 chẳng hạn…
Ưu nhược điểm của CR (Cost-Reimbursable)
+ Ưu điểm:
statement of work đơn giản.
Yêu cầu viết scope ít hơn so với FP (Fixed Price Contract).
Thông thường chi phí rẻ hơn FP (Fixed Price Contract) vì Seller không phải thêm risk vào chi phí triển khai.
+ Nhược điểm:
Cần phải kiểm tra những chi phí seller làm có thật hay không, kiểm tra hóa đơn của seller.
Buyer phải làm việc nhiều hơn FP (Fixed Price Contract).
Seller chỉ dựa vào phần incentive để control cost.
Tổng giá của hợp đồng là chưa biết (unknown) cho tới khi làm xong.
[wc_tabgroup layout=”box”][wc_tab title=”Question”]
[/wc_tab][wc_tab title=”Answer”]
Answer: D
[/wc_tab][/wc_tabgroup]
Time & Material Contract (T&M)
Time & Material Contract (T&M) là loại hợp đồng mua bán trung gian giữa FP (Fixed Price Contract) và CR (Cost-Reimbursable), cho nên risk sẽ phân bổ tương đối đều giữa buyer và seller. Time & Material Contract (T&M) phổ biến sử dụng khi các deliverable của seller là giờ nhân công (labour hour).
Trong loại hình hợp đồng này, Project Manager và organization cần phải kiểm tra chất lượng và kinh nghiệm của seller cung cấp các nhân sự (staff) đó có đạt yêu cầu hay không. Buyer có thể mua theo giờ và không có giới hạn.
Ví dụ lập trình viên được thuê với giá 8$ / giờ.
Việc sử dụng loại hình hợp đồng mua bán nào procurement contract là một quyết định rất quan trọng của Project Manager. nó sẽ quyết định mối quan hệ với seller và risk sẽ phân bổ thế nào giữa buyer và seller.
Risk về phía seller tăng dần: CR (Cost-Reimbursable)< Time & Material Contract (T&M) < FP (Fixed Price Contract) (Fixed Price Contract) (Fixed Price Contract)
Risk về phía buyer tăng dần: FP (Fixed Price Contract) < Time & Material Contract (T&M) < CR (Cost-Reimbursable)
Procurement Documents (O):
: Khái niệm trong project procurement management
Project Manager cần lựa chọn loại hình hợp đồng nào để tối ưu thời gian và tiền bạc, đồng thời tối thiểu hóa rủi ro. Nếu scope định nghĩa đủ chi tiết và tốt, hãy làm FP (Fixed Price Contract), còn nếu scope còn chưa rõ hay chưa đủ chi tiết hãy làm CR (Cost-Reimbursable). Và trong trường hợp Project Manager chỉ cần một tư vấn nào đó hay cần dịch vụ hỗ trợ bên ngoài hãy dùng Time & Material Contract (T&M).
Procurement Là Gì? 5 Cách Cải Thiện Phương Pháp Procurement Marketing
Procurement là một nghiệp vụ quan trọng quyết định nên sự thành bại của doanh nghiệp. Có thể nói, procurement có mối quan hệ mật thiết với ngành truyền thông xã hội. Tuy nhiên khái niệm này vẫn còn khá mới mẻ với cộng đồng marketer. Cùng Wiki Marketing tìm hiểu Procurement là gì và 5 cách để cải thiện phương pháp procurement marketing trong doanh nghiệp.
Procurement là gì?Đây là một phần chiến lược doanh nghiệp của tổ chức. Thu mua được coi như là một trong những chức năng kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp. Ví dụ: nếu danh tính của công ty dựa trên ý thức về môi trường thì chiến lược của chuyên gia đấu thầu phải tập trung vào việc thu hút các “nhà cung cấp xanh”. Nếu một công ty có mục tiêu cụ thể, Procurement phải làm tốt nhiệm vụ của mình là tìm kiếm nguồn nhân lực lao động tốt với giá cả hợp lý.
Nếu doanh nghiệp biết cách sử dụng nguồn nhiên liệu một cách hợp lý, việc chi tiêu tài chính sẽ trở nên dễ dàng hơn. Ngay cả việc giảm chi phí mua hàng cũng có thể có tác động trực tiếp đáng kể đến lợi nhuận.. Nó có thể tạo ra sự khác biệt giữa thành công và thất bại. Chi phí mua cao hoặc mức độ lãng phí cao trong chuỗi cung ứng có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận và danh tiếng của tổ chức. Do đó, nghiệp vj procurement rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Như vậy đến đây chắc hẳn Quý vị đã phần nào hiểu được khái niệm procurement là gì? rồi đúng không.
5 cách để cải thiện phương pháp Procurement là gì?Việc xây dựng hỗ trợ marketing nên bắt đầu bằng sự hiểu biết rõ ràng về cách thức mà chức năng thu mua có thể giúp đáp ứng nhu cầu tiếp thị như thế nào?
Quản lý nhà cung cấp: Các nhà tiếp thị cần xác minh rằng các nhà cung cấp (hoặc agency) có khả năng tài chính. Họ cần phải thương lượng mức giá cạnh tranh và những giá trị của hợp đồng, để đảm bảo rằng các agency cung cấp những gì họ đã đề nghị. Bên procurement có thể giúp các nhà tiếp thị xác minh độ trung thực, so sánh giá cả
Giám sát hiệu quả: Các nhà tiếp thị cần phải hiểu hiệu suất của các agency. Phòng ban thu mua biết cách theo dõi và giám sát hiệu quả các cơ quan tham gia và phương tiện mà họ đặt. Phòng ban này cũng biết cách dẫn đầu các đánh giá của nhà cung cấp. Do đó, phòng thu mua có thể giúp phòng truyền thông giám sát đánh giá các hiệu quả của các cơ quan tổ chức chịu trách nhiệm mà doanh nghiệp đã lựa chọn.
Giải quyết khó khăn. Khi các cơ quan hoạt động kém, chức năng mua sắm có thể dẫn dắt các cuộc trò chuyện khó khăn, để các nhóm tiếp thị duy trì mối quan hệ agency chặt chẽ và hiệu quả.
Di chuyển một cách nhanh chóng. Tiếp thị đang thay đổi nhanh chóng, và cuộc cách mạng kỹ thuật số là một động lực chính. Các nhóm tiếp thị cần phản hồi. Làm việc chặt chẽ với phòng ban thu mua cho phép họ phát triển các quy tắc linh hoạt và đáp ứng trong khi sự rủi ro vẫn được kiểm soát.
Để nắm bắt giá trị của loại hình này – đặc biệt là các cơ hội nâng cao hơn, các nhà tiếp thị và phòng ban thu mua cần mối quan hệ làm việc gần gũi hơn trong suốt quá trình mua hàng.
Thu Mua Là Gì? Procurement/ Purchasing Là Gì?
Như trong hầu hết các tổ chức kinh doanh, quản lý thu mua liên quan đến con người, quy trình và công nghệ. Vậy thu mua là gì? Thu mua liên quan đến việc tìm nguồn cung ứng, thanh toán và phân phối hàng hóa, dịch vụ mà một công ty cần trong hoạt động sản xuất và quản lý kinh doanh của mình để tạo ra lợi nhuận như thế nào, cùng xem bài viết dưới nhé.
Thu mua là gì?Thu mua là một hoạt động không thể thiếu trong chuỗi các hoạt động của Logistics và Chuỗi Cung Ứng, thông thường các hoạt động cần thiết trong một công ty bao gồm:
Lập kế hoạch mua
Xác định các tiêu chuẩn
Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp
Phân tích giá trị
Tài chính
Đàm phán giá cả
Mua hàng
Quản lý hợp đồng cung cấp
Kiểm soát hàng tồn kho
Thanh toán.
Để hiểu thêm thuật ngữ Thu mua là gì, mời các bạn tìm hiểu các nội dung sau:
Bộ phận thu mua điển hìnhTổ chức của một bộ phận thu mua điển hình bao gồm: giám đốc thu mua, nhân viên thu mua và nhân viên hành chính. Giám đốc thu mua sẽ là người chịu trách nhiệm quản lý việc thu mua hàng hóa. Nhân viên thu mua và nhân viên hành chính là người trợ giúp, làm việc dưới quyền của Giám đốc thu mua.
Nhân viên thu mua có nhiệm vụ đảm bảo nhà cung cấp cung ứng các đơn hàng phù hợp cho các nhu cầu của công ty theo, đúng theo các điều khoản và thỏa thuận giao dịch với một mức giá hợp lý. Nhân viên hành chính đảm nhận các công việc cơ bản hơn trong bộ phận thu mua như thực hiện xử lý tất cả các văn bản, hồ sơ theo yêu cầu, sắp xếp các cuộc họp, trợ giúp về các vấn đề trong thu mua, đánh giá và thống kê hàng tồn trữ,…
Quy trình thu muaQuy trình thu mua hàng hóa rất đa dạng. Mỗi công ty, tổ chức thường có một quy trình thu mua hàng hóa khác nhau nhưng đều phải đảm bảo một số yếu tố quan trọng chung như sau:
Quy trình thu mua thường bắt đầu từ một nhu cầu hoặc một yêu cầu cụ thể (có thể là yêu cầu về hàng tồn trữ hoặc yêu cầu về dịch vụ). Bộ phận thu mua sẽ thiết lập một bảng tiêu chuẩn nêu rõ chi tiết các yêu cầu (đặc tính, thông số kỹ thuật, tính chất vật lý, hóa học, …) Sau đó, một hồ sơ mời thầu (RFP) hay một yêu cầu báo giá (RFQ) sẽ được thiết lập và gửi đến các nhà cung cấp. Các nhà cung cấp sẽ gửi đến báo giá của họ để đáp ứng các RFQ. Bộ phận thu mua sẽ xem xét để chọn ra nhà cung cấp tốt nhất (dựa trên các cơ sở là giá cả, giá trị và chất lượng của mặt hàng) để đặt ra các đơn hàng. Đơn đặt hàng thường đi kèm với các điều khoản và điều kiện cụ thể để hình thành nên những thỏa thuận của hợp đồng giao dịch. Tiếp đến, các nhà cung cấp sẽ cung cấp hay phân phối các sản phẩm hoặc dịch vụ theo đơn đặt hàng. Một hóa đơn do nhà cung cấp phát hành được dùng để đối chiếu các đơn đặt hàng với các giấy tờ để kiểm tra hàng hóa đã nhận. Sau khi hoàn tất thủ tục kiểm tra đối chiếu, bộ phận thu mua sẽ thanh toán đơn hàng cho nhà cung cấp.
Nguyên tắc cơ bản của thu muaMột trong những nguyên tắc cơ bản của thu mua là hàng hóa phải được mua tại mức giá tốt nhất với những điều kiện tốt nhất để tạo ra lợi nhuận tốt nhất cho công ty. Và một trong những phương tiện trợ giúp cho việc quản lý bộ phận thu mua của bạn là các số liệu phân tích thu mua. Những số liệu này có thể được lập dựa trên nhu cầu cụ thể của công ty bạn
Một trong những phương pháp được sử dụng để đảm bảo quản lý thu mua hàng ngày tốt là việc sử dụng các quy tắc và thủ tục có sẵn để hạn chế các đơn đặt mua hàng và yêu cầu mua hàng. Các đơn đặt mua hàng được sử dụng để mua hàng với một nhà cung cấp đã thỏa thuận. Yêu cầu mua hàng được đưa ra bởi nhân sự trong công ty (không thuộc bộ phận thu mua) khi họ cần một loại sản phẩm cụ thể nào đó cho mục đích bảo dưỡng hoặc nhằm làm tăng nguồn hàng trong những tình huống bất thường.
Trong các công ty lớn, việc quản lý thu mua thông qua hệ thống máy tính mang đến nhiều thuận lợi. Không chỉ giúp quản lý việc mua hàng hằng ngày, hệ thống này còn có thể quản lý cả quá trình đấu thầu và các hoạt động quảng cáo thu mua. Dựa trên kết quả bài nghiên cứu về Ứng dụng của hệ thống công nghệ thông tin tại Bộ phận thu mua của khách sạn 5 sao Cairo Hoa Kỳ, do Shedid M., Morsy M., Ghareeb A thuộc khoa Du Lịch & Khách sạn trường Đại học Fayoum tiến hành và được đăng trên tạp chí Quản lý du lịch Mỹ năm 2012, có thể thấy việc ứng dụng công nghệ máy tính vào một loạt các ứng dụng mua sắm bao gồm thông tin liên lạc với các nhà cung cấp, kiểm tra báo giá nhà cung cấp và mua hàng từ danh mục của nhà cung cấp giúp cắt giảm tiêu hao nhân sự bộ phận thu mua và cho phép mua hàng trực tuyến trực tiếp từ danh mục của nhà cung cấp. Việc ứng dụng hệ thống máy tính còn giúp giảm thiểu tối đa hệ thống làm việc bằng giấy tờ, tiết kiệm thời gian góp phần thu nhỏ chu kỳ đặt hàng. Việc đàm phán với nhà cung cấp cũng được sắp xếp hợp lý. Tất cả các công việc như thương lượng, đàm phán, thống nhất về giá cả và điều kiện hợp đồng đều có thể thực hiện thông qua internet mà không nhất thiết phải mất thời gian đàm phán trực tiếp. Như vậy, có thể thấy được những tác động tích cực mà việc áp dụng hệ thống máy tính đến việc quản lí và hoạt động của bộ phận thu mua.
Xu hướng thu muaĐã có một số xu hướng thu mua trong vài năm gần đây. Hai trong số những xu hướng quan trọng nhất là JIT (Just In Time) và e-procurement. JIT bắt đầu xuất hiện tại Nhật Bản vào những năm 90, nó là sự sắp đặt thu mua hàng hóa sao cho lượng hàng hóa đó được sử dụng một cách tức thời, tránh tồn đọng không cần thiết. Trong những năm 2000 thì xu hướng e-procurement trở nên phổ biến hơn nhờ vào sự phát triển mạnh mẽ và thịnh hành của sức mạnh công nghệ thông tin và an ninh mạng.
Xác định được tầm quan trọng của bộ phận quản lý thu mua, công ty bạn liệu có nên xác định một quy trình quản lý thu mua có hiệu quả?
Những điều cần biết về nghề Thu mua (Procurement/ Purchasing)
Just In Time (JIT): Không tồn kho, không chờ đợi, không chi phí
Định Nghĩa Contract Of Sale / Hợp Đồng Mua Bán Là Gì?
Khái niệm thuật ngữ
Bản thỏa thuận chuyển quyền sở hữu bất động sản hay tài sản hữu hình theo giá đã định. Việc giao hàng thực tế có hiệu lực bởi văn bản thực hiện một chứng thu tài sản, có ký tên, đóng dấu. Điều này phải mất nhiều ngày hay tháng sau đó, thông thường, khi người mua đã thực hiện một số điều kiện nhất định, như thực hiện một số khoản thanh toán nào đó.
Xem CONDITIONAL SALES CONTRACT.
Thu Mua (Procurement) Trong Logistics Là Gì? Qui Trình Thu Mua
Định nghĩa
Thu mua trong tiếng Anh là Procurement. Thu mua trong Logistics là hoạt động thiết yếu của tổ chức, là sự phát triển, mở rộng chức năng mua hàng.
Nội dung của hoạt động thu mua trong Logistics– So với mua hàng thì trong thu mua người ta chú trọng nhiều hơn đến các vấn đề mang tính chiến lược.
– Thu mua bao gồm các hoạt động:
+ Tham gia vào việc phát triển các nhu cầu nguyên vật liệu, dịch vụ, các chi tiết kĩ thuật
+ Thực hiện các nghiên cứu về nguyên vật liệu và quản lí các hoạt động phân tích có giá trị
+ Thực hiện những nghiên cứu chuyên sâu về thị trường nguyên vật liệu
+ Thực hiện các hoạt động của chức năng mua hàng
+ Quản trị chất lượng của các nhà cung cấp
+ Quản lí quá trình vận chuyển
+ Quản trị các hoạt động mang tính đầu tư (ví dụ: tận dụng giấy vụn, kim loại vụn…)
Qui trình thu mua– Qui trình thu mua thường bắt đầu từ một nhu cầu hoặc một yêu cầu cụ thể (có thể là yêu cầu về hàng tồn trữ hoặc yêu cầu về dịch vụ).
– Bộ phận thu mua sẽ thiết lập một bảng tiêu chuẩn nêu rõ chi tiết các yêu cầu (đặc tính, thông số kĩ thuật, tính chất vật lí, hóa học, …) Sau đó, một hồ sơ mời thầu (RFP) hay một yêu cầu báo giá (RFQ) sẽ được thiết lập và gửi đến các nhà cung cấp. Các nhà cung cấp sẽ gửi đến báo giá của họ để đáp ứng các RFQ.
– Bộ phận thu mua sẽ xem xét để chọn ra nhà cung cấp tốt nhất (dựa trên các cơ sở là giá cả, giá trị và chất lượng của mặt hàng) để đặt ra các đơn hàng. Đơn đặt hàng thường đi kèm với các điều khoản và điều kiện cụ thể để hình thành nên những thỏa thuận của hợp đồng giao dịch.
– Tiếp đến, các nhà cung cấp sẽ cung cấp hay phân phối các sản phẩm hoặc dịch vụ theo đơn đặt hàng. Một hóa đơn do nhà cung cấp phát hành được dùng để đối chiếu các đơn đặt hàng với các giấy tờ để kiểm tra hàng hóa đã nhận. Sau khi hoàn tất thủ tục kiểm tra đối chiếu, bộ phận thu mua sẽ thanh toán đơn hàng cho nhà cung cấp.
Procurement Là Gì? Purchasing Là Gì Trong Nhks
Procurement là gì? Purchasing là gì? Đây là các vị trí quan trọng tại doanh nghiệp, trong đó có nhà hàng, khách sạn. Nếu như nhân viên Sale được xem là người “hốt bạc” về cho đơn vị thì Procurement và Purchasing lại là người lên kế hoạch để chi tiêu ngân sách. Dĩ nhiên, nhiệm vụ của họ là làm thế nào để cân bằng được – mất, giúp doanh nghiệp hời nhất.
Nhân viên Procurement và Purchasing giúp nhà hàng, khách sạn giải quyết bài toán thu chi hợp lý – Ảnh: Internet
Sự thành công của một doanh nghiệp không đến từ một cá nhân mà là tập thể. Nếu như nhân viên Lễ tân tạo ấn tượng với khách hàng bằng thái độ niềm nở nhiệt tình, Phục vụ để lại thiện cảm bởi sự chu đáo, các Đầu bếp tạo dấu ấn bằng những món ăn ngon,… thì các Procurement và Purchasing thể hiện tài năng của mình giúp nhà hàng, khách sạn nhận được sản phẩm tốt nhất với chi phí “cực mềm”. Đến đây, bạn đã biết Procurement là gì và Purchasing là gì chưa?
Procurement là gì? Purchasing là gì?Procurement, Purchasing được dùng để chỉ nhân viên chịu trách nhiệm Thu mua hàng hóa, sản phẩm cho doanh nghiệp với mức giá cạnh tranh nhất, từ đó giúp doanh nghiệp vừa được cung ứng hàng hóa, dịch vụ chất lượng vừa tiết kiệm chi phí. Để hoàn thành tốt công việc, đáp ứng kỳ vọng của cấp trên, nhân viên Thu mua cần giỏi đàm phán, linh hoạt trong kết nối thông tin và thỏa thuận giá cả, biết xử lý tình huống khi xảy ra các trường hợp như khan hiếm hàng hóa, rủi ro vận chuyển,…
Chi một cách hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp có nhiều lợi nhuận hơn – Ảnh: Internet
Phân biệt Procurement và Purchasing
Loại hàng hóa, sản phẩm/ dịch vụ: Nếu như công việc của Purchasing ít ảnh hưởng đến chi phí trực tiếp của sản phẩm, tần suất giao dịch ít hơn và các chỉ số thị trường ít ảnh hưởng đến giá mua thì người đảm nhận Procurement chịu ảnh hưởng bởi chi phí trực tiếp của sản phẩm, tần suất mua cũng nhiều hơn. Bên cạnh đó, Procurement dễ xây dựng mô hình TCO (Total Cost of Ownership – Tổng chi phí sở hữu) hơn Purchasing.
Chiến lược sử dụng: So với nhân viên Procurement, những người làm tại vị trí Purchasing mất ít thời gian để lên chiến lược vì bảng chiến lược thu mua hàng hóa đơn giản hơn. Ngoài ra, nhân viên Purchasing có thể tự hoàn thành trên hạng mục cá nhân, khác với nhóm ở Procurement.
Đánh giá chất lượng hàng hóa, sản phẩm từ nhà cung cấp: Nhân viên Procurement sẽ đánh giá chất lượng hàng hóa của nhà cung cấp theo định kỳ, còn Purchasing thì sẽ tùy vào từng trường hợp, cấp trên sẽ yêu cầu bảng báo cáo đánh giá.
Procurement và Purchasing tại nhà hàng, khách sạn, vì sao bạn nên chọn?Chi một cách hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp có nhiều lợi nhuận hơn – Ảnh: Internet
Nếu như trước đây, không ít người hiểu sai về vị trí Thu mua tại nhà hàng, khách sạn, họ không xem đây là một nghề thì hiện nay, nhân viên Procurement hay Purchasing được xem là một trong những nhân tố cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp. Họ là người giúp cho các nhà hàng, khách sạn đầu tư ít nhưng thu về lợi nhuận cao mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ cung ứng cho khách hàng.
Đặc biệt, trong thị trường kinh tế ngày càng cạnh tranh như hiện nay, Procurement và Purchasing đã trở thành nhân sự được các doanh nghiệp “săn đón” nhờ vai trò quyết định đến cán cân thu – chi tại đơn vị. Cùng với sự phát triển công nghệ thông tin, khoảng cách giữa người mua và người bán đã xích lại gần nhau hơn, tuy nhiên những người làm trong lĩnh vực Thu mua cần có khả năng phân tích và phán đoán cao để hợp tác với đúng đối tác.
Theo thống kê, Nhà hàng – Khách sạn trong năm 2023 nhu cầu tuyển dụng nhà hàng khách sạn nằm trong Top 10 các ngành có nhu cầu nhân lực, từ đó cơ hội việc làm trong lĩnh vực này sẽ rất rộng mở. Dĩ nhiên, với tình hình phát triển như hiện tại, Procurement và Purchasing là các vị trí được nhà hàng, khách sạn quan tâm hàng đầu.
Với những lý do như thế, không thể phủ nhận Procurement, Purchasing là công việc mà bạn nên theo đuổi.
Công nghệ thông tin giúp công việc của nhân viên Thu mua trở nên thuận tiện hơn – Ảnh: Internet
Công việc của nhân viên Procurement, Purchasing tại nhà hàng, khách sạn
Thống kê các mặt hàng cần mua sắm cho nhà hàng, khách sạn. Sau đó phân loại và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.
Tìm kiếm các nhà cung cấp trên thị trường hiện nay có khả năng đáp ứng yêu cầu của nhà hàng, khách sạn.
Kiểm tra chất lượng sản phẩm, thăm dò giá cả, chi phí từ các nhà cung cấp.
Đàm phán với nhà cung cấp, sau đó lựa chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất để hợp tác.
Xây dựng kế hoạch đặt sản phẩm, hàng hóa. Kết hợp với nhân sự logistics tiến hành thủ tục nhận hàng.
Giám sát tiến độ giao hàng, chất lượng sản phẩm. Nếu xảy ra sai sót thì chủ động giải quyết như theo hợp đồng đã ký kết.
Thực hiện các công việc khác do cấp trên giao.
Cập nhật thông tin chi tiết về Procurement Là Gì? 10 Loại Hợp Đồng Mua Bán Phổ Biến Procurement Contract Trong Quản Lý Dự Án Chuẩn Pmi (10 Types Of Procurement Contract) trên website 2atlantic.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!